ASSISTANT ADMINISTRATIF SECRETARIAT DES ELUS ET DE LA DIRECTION GENERALE DES SERVICES (H/F)
Emploi COMMUNE D ALBERTVILLE
Albertville (Savoie)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Placé(e) sous l'autorité du Directeur Général des Services, rattaché(e) au Secrétariat des Élus et de la Direction Générale des Services, vous êtes chargé(e) de :
1. Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique.
2. Suivi des projets et activités du service.
3. Accueil physique et téléphonique au Secrétariat des Élus et de la Direction Générale des Services.
1. Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique.
2. Suivi des projets et activités du service.
3. Accueil physique et téléphonique au Secrétariat des Élus et de la Direction Générale des Services.
Mission 1 : Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique.
Activités :
Saisit, rédige et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc.
Participe au traitement du courrier (continuité de service pour l'ouverture, l'enregistrement, le suivi, les relances, etc.).
Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes...
Organise le classement et l'archivage des dossiers.
Mission 2 : Suivi des projets et activités du service.
Activités :
Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Enregistre et diffuse le courrier " arrivée " (continuité de service).
Renseigne les tableaux de suivi des activités du service.
Mission 3 : Accueil physique et téléphonique au Secrétariat des Élus et de la Direction Générale des Services.
Activités :
Assure un accueil physique et téléphonique de qualité.
Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Chiffres clés :
Rédaction d'environ 400 réponses aux administrés (courriers, mails...) par an.
Activités :
Saisit, rédige et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc.
Participe au traitement du courrier (continuité de service pour l'ouverture, l'enregistrement, le suivi, les relances, etc.).
Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes...
Organise le classement et l'archivage des dossiers.
Mission 2 : Suivi des projets et activités du service.
Activités :
Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Enregistre et diffuse le courrier " arrivée " (continuité de service).
Renseigne les tableaux de suivi des activités du service.
Mission 3 : Accueil physique et téléphonique au Secrétariat des Élus et de la Direction Générale des Services.
Activités :
Assure un accueil physique et téléphonique de qualité.
Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Chiffres clés :
Rédaction d'environ 400 réponses aux administrés (courriers, mails...) par an.
Profil recherché
Savoirs comportementaux :
Grande discrétion.
Solides qualités rédactionnelles.
Savoir mener divers dossiers en parallèle.
Être force de propositions, savoir arbitrer et respecter les échéances.
Savoir anticiper les situations et les problématiques.
Être rigoureux(se) dans le suivi des dossiers et posséder un bon degré d'autonomie.
Savoir écouter avec tact et diplomatie, fermeté et pédagogie, ses interlocuteurs (élus, responsables, agents, partenaires, usagers).
Niveau ou Diplômes requis :
Permis : B.
Niveau et diplômes souhaité(s) :
Bac +2 dans le domaine du secrétariat.
Grande discrétion.
Solides qualités rédactionnelles.
Savoir mener divers dossiers en parallèle.
Être force de propositions, savoir arbitrer et respecter les échéances.
Savoir anticiper les situations et les problématiques.
Être rigoureux(se) dans le suivi des dossiers et posséder un bon degré d'autonomie.
Savoir écouter avec tact et diplomatie, fermeté et pédagogie, ses interlocuteurs (élus, responsables, agents, partenaires, usagers).
Niveau ou Diplômes requis :
Permis : B.
Niveau et diplômes souhaité(s) :
Bac +2 dans le domaine du secrétariat.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 mois
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