ASSISTANT ADMINISTRATIF - SERVICE PETITE ENFANCE ET LUDOTHÈQUES H/F

Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au coeur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..
Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...). 
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux

Sous l'autorité de l'adjointe et de la cheffe de service Petite enfance et ludothèques, l'assistant administratif : 
 - Assure la gestion administrative des Établissements d'Accueil du Jeune Enfant : Accueil physique et téléphonique pour les inscriptions et admissions des enfants, calcul des participations familiales, gestion des dossiers administratifs.
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et gère les dossiers selon l'organisation du même service 
- Prête assistance à la hiérarchie dans la réalisation des rapports d'activité.
- Assure le secrétariat du Relais petite enfance (RPE).  
Missions permanentes :
 - Assurer l'accueil physique et téléphonique du service (informer sur l'activité du service, répondre aux familles en recherche d'un mode de garde, les inscrire sur la liste d'attente, assurer les permanences, informer sur les évènements, l'activité des ludothèques et sur le relais petite enfance).
- Recevoir les familles pour l'admission de leur enfant en crèche :
- Expliquer le fonctionnement des équipements de la Petite Enfance
- Calculer des participations tarifaires
- Renseigner la famille sur le règlement intérieur et les modalités d'accueil (contrat d'accueil, factures, réservations, congés, absences pour maladie, dépannages etc...)

- Réaliser et suivre le dossier administratif des familles (enregistrer les contrats, calculer les régularisations, saisir les réservations et les heures supplémentaires, les arrêts maladie... Tenir et mettre à jour les saisies sur le progiciel Concerto Opus et les tableaux de bord).
- Effectuer les tâches de secrétariat du service petite enfance (rédaction de courrier, mailing, suivi du courrier arrivé/départ, suivi de la commission d'admission, classement, archivage, gestion logistique, participation à l'organisation d'évènements...)
- Suivre administrativement les accueils d'éveil avec la PMI et la facturatio
 - Assurer le secrétariat du Relais petite enfance (accueil téléphonique, mettre à jour régulièrement la liste des assistantes maternelles indépendantes, rédiger et diffuser le planning d'activité, tenir à jour les statistiques d'activité du RPE, répondre aux questions des familles et/ou des assistantes maternelles, assurer les tâches administratives du relais). 
- Aide à la rédaction des actes administratifs (décisions d'achat de prestation de service, suivi des subventions aux associations, gestion des conventions...).

Du lundi au vendredi.
Horaires de 8h30 à 12h - 13h30 à 17h30