Assistant administratif service Vie Associative et Culturelle (h/f)
Emploi MAIRIE D' EPAGNY METZ-TESSY
182 Rue De La République, 74330 Epagny Metz-Tessy, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Temps partiel
Description
Commune nouvelle de 9 500 habitants, EPAGNY METZ-TESSY fait partie de la communauté d'agglomération du Grand Annecy.
Située à l’interface entre l’agglomération annécienne et les territoires péri-urbains du Nord-Ouest, elle constitue l’un des grands pôles économiques de l’agglomération, tout en conservant une qualité de vie pour ses habitants, grâce à un tissu associatif dynamique et une nature préservée.
Rejoignez notre équipe pour contribuer aux nombreux projets portés par une équipe municipale dynamique et des services innovants.
Placé(e) sous l’autorité de la Responsable du Service Vie Associative et Culturelle, l'assistant(e) administratif(ve) assure les missions administratives du service.
Située à l’interface entre l’agglomération annécienne et les territoires péri-urbains du Nord-Ouest, elle constitue l’un des grands pôles économiques de l’agglomération, tout en conservant une qualité de vie pour ses habitants, grâce à un tissu associatif dynamique et une nature préservée.
Rejoignez notre équipe pour contribuer aux nombreux projets portés par une équipe municipale dynamique et des services innovants.
Placé(e) sous l’autorité de la Responsable du Service Vie Associative et Culturelle, l'assistant(e) administratif(ve) assure les missions administratives du service.
Sous la responsabilité de la Responsable du service Vie Associative et Culturelle, l'assistant(e) administratif(ve) sera chargé :
D'assurer l’assistance administrative du service
- Effectuer des tâches administratives définies et confiées par le responsable de service (courriers, plannings, élaboration de tableurs, etc.)
- En appui au responsable de service et en collaboration avec le référent logistique, gérer les demandes de prêts de matériels.
- Gérer la mise à jour des formulaires de demandes de matériels en collaboration avec le référent logistique (formulaire papier et gestion preloc)
- Gérer les permanences physiques et téléphoniques du service
En lien avec le responsable du service Vie Associative et Culturelle, d'assurer la gestion des mises à disposition des salles communales :
- Effectuer les visites préalables à la location des salles communales
- Elaborer les conventions annuelles avec les associations pour la mise à disposition des équipements publics en lien avec le service Accueil Général et Citoyenneté et le Service Informatique pour les accès.
- Gérer les demandes de réservation des associations et des usagers pour la mise à disposition des équipements publics en lien avec le service Accueil Général et Citoyenneté et les services Informatique et Technique (bonne gestion des accès, compléter les formulaires de demandes d’accès)
- Assurer la gestion des prêts et des locations de salles communales par le biais du logiciel Préloc
- Gérer les plages horaires d’utilisation des terrains de football (écoles, pompiers, FC Epagny Metz-Tessy, etc.)
- Réaliser les confirmations de réservations et/ou demandes d’occupations (salles, complexe sportif, terrain de football, bois des iles, dojo, etc.)
- Instruire et gérer les dossiers de réservation de la salle polyvalente Le Trait d’union, en lien avec les services Informatique, Technique et Bâtiment.
- S’assurer de la bonne réalisation des états des lieux avant et après chaque location de salles
- Favoriser la visibilité des salles communales via le site internet de la commune (photos, présentation, tarifs)
Ponctuellement, à la demande de la Directrice Adjointe du Pôle Services à la Population et de la responsable du service Vie Associative et Culturelle, suppléer l’agent d’accueil de la mairie antenne :
- Assurer l’accueil physique des usagers et répondre à leurs attentes
- Gérer le standard téléphonique : apport de réponse de « premier niveau » ou mise en relation avec les services concernés
D'assurer l’assistance administrative du service
- Effectuer des tâches administratives définies et confiées par le responsable de service (courriers, plannings, élaboration de tableurs, etc.)
- En appui au responsable de service et en collaboration avec le référent logistique, gérer les demandes de prêts de matériels.
- Gérer la mise à jour des formulaires de demandes de matériels en collaboration avec le référent logistique (formulaire papier et gestion preloc)
- Gérer les permanences physiques et téléphoniques du service
En lien avec le responsable du service Vie Associative et Culturelle, d'assurer la gestion des mises à disposition des salles communales :
- Effectuer les visites préalables à la location des salles communales
- Elaborer les conventions annuelles avec les associations pour la mise à disposition des équipements publics en lien avec le service Accueil Général et Citoyenneté et le Service Informatique pour les accès.
- Gérer les demandes de réservation des associations et des usagers pour la mise à disposition des équipements publics en lien avec le service Accueil Général et Citoyenneté et les services Informatique et Technique (bonne gestion des accès, compléter les formulaires de demandes d’accès)
- Assurer la gestion des prêts et des locations de salles communales par le biais du logiciel Préloc
- Gérer les plages horaires d’utilisation des terrains de football (écoles, pompiers, FC Epagny Metz-Tessy, etc.)
- Réaliser les confirmations de réservations et/ou demandes d’occupations (salles, complexe sportif, terrain de football, bois des iles, dojo, etc.)
- Instruire et gérer les dossiers de réservation de la salle polyvalente Le Trait d’union, en lien avec les services Informatique, Technique et Bâtiment.
- S’assurer de la bonne réalisation des états des lieux avant et après chaque location de salles
- Favoriser la visibilité des salles communales via le site internet de la commune (photos, présentation, tarifs)
Ponctuellement, à la demande de la Directrice Adjointe du Pôle Services à la Population et de la responsable du service Vie Associative et Culturelle, suppléer l’agent d’accueil de la mairie antenne :
- Assurer l’accueil physique des usagers et répondre à leurs attentes
- Gérer le standard téléphonique : apport de réponse de « premier niveau » ou mise en relation avec les services concernés
Profil recherché
Organisé(e), rigoureux(se), autonome, l'assistant(e) administratif(ve) maîtrise les outils bureautiques et est doté(e) d'excellentes qualités rédactionnelles. L'assistant(e) administratif(ve) est réactif(ve) et sait gérer les priorités. L'esprit d'équipe et le sens du service public sont des valeurs importantes à ses yeux. Doté(e) de fortes qualités relationnelles, l'assistant(e) administratif(ve) sait assurer une communication efficace avec des interlocuteurs variés (élus, acteurs associatifs, usagers, entreprises, collègues, hiérarchie). Dynamique et investi(e), l'assistant(e) administratif(ve) sait être force de proposition sur les projets du service et a à cœur de maintenir un cadre de vie qualitatif pour les habitants.
Autres informations
Non renseignées
il y a 6 jours
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