ASSISTANT ADMINISTRATIF,SECRETARIAT GENERAL ET ELUS (H/F)

La Ville de Chantepie, commune de près de 11 000 habitants, limitrophe de Rennes, est une ville qui se transforme et se renouvelle tout en étant respectueuse de son identité et de ses habitants. L'action municipale place au coeur de ses décisions les notions de développement durable et de démocratie participative. Dans ce cadre, la municipalité recrute, son assistant administratif pour le secrétariat général et auprès des élus. Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous assurez le secrétariat de la direction générale des services et des élus dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.
VOTRE ROLE EN ACTIONS :
- Assure la gestion du secrétariat général (80% du poste)
Accueil physique et téléphonique (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d'interface avec les usagers, les élus, les collectivités et les partenaires
Gestion des rendez-vous et organisation de réunions avec partenaires extérieurs (coordination des agendas des élus, responsables de pôle, usagers et partenaires extérieurs)
Mise en place des salles de réunion (en lien avec les services)
Mise à jour des agendas au regard des manifestations
Diffusion des mails et courriers (aux élus et services) + Suivi des parapheurs
Secrétariat des élus (courriers)
Réaliser, mettre en forme des travaux bureautiques (textes, tableaux, diaporamas), assurer leur suivi
Gérer l'information et les délais associés, transmissions de messages, rappels etc
Mise à jour des bases de données dans le cadre du suivi des assemblées
Suivi des Arrêtés municipaux (mise en forme, transmission au contrôle de légalité, registre)
Organisation des déplacements des élus (réservations, inscriptions)
Suivi formation des élus
Gestion de la documentation pour les services et les élus
Enregistrement et transmission des notes de frais
Préparation des bons de commande pour le service
Gestion du matériel informatique, voitures

-Appui administratif et logistique au service vie associative et culturelle : 20%
Renfort régulier au Service vie associative et culturelle (gestion des demandes des subventions des associations, appui à la préparation de certains évènements)
- Missions secondaires
Remplacement et/ou renfort auprès de l'assistant de Direction (appui à la préparation des bureaux municipaux, commissions et conseils municipaux)
Suivi amélioration du tri dans les bâtiments
-TALENT RECHERCHÉ :
o Recrutement par voie de mutation, détachement, liste d'aptitude ou contractuel
o Vous disposez d'une formation minimum bac en administratif
o Vous avez connaissance du fonctionnement d'une collectivité et du travail en lien avec les élus
o Vous êtes à l'aise en expression écrite, en rédaction et communication orale
o Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques
o Vous avez une aisance avec les démarches administratives
o Vous avez une appétence pour le domaine juridique qui serait appréciée
o Vous concevez et mettez à jour des tableaux de bord
o Vous savez organiser, anticiper et hiérarchiser
o Vous connaissez le fonctionnement du contrôle de légalité (Mégalis) et Berger Levrault
o Vous faites preuve de disponibilité et d'adaptabilité
o Vous êtes rigoureux
o Vous faites preuve de sens relationnel
o Vous êtes discret et respecter la confidentialité des informations
o Vous êtes capable de partager et de coopérer
o Vous êtes capable de travailler en autonomie
o Vous faites preuve de réactivité

VOTRE ROLE EN ACTIONS :
-Assure la gestion du secrétariat général (80% du poste)
Accueil physique et téléphonique (renseigner, filtrer, orienter, transmettre) : rôle d'interface avec les usagers, les élus, les collectivités et les partenaires
Gestion des rendez-vous et organisation de réunions avec partenaires extérieurs (coordination des agendas des élus, responsables de pôle, usagers et partenaires extérieurs)
Mise en place des salles de réunion (en lien avec les services)
Mise à jour des agendas au regard des manifestations
Diffusion des mails et courriers (aux élus et services) + Suivi des parapheurs
Secrétariat des élus (courriers)
Réaliser, mettre en forme des travaux bureautiques (textes, tableaux, diaporamas), assurer leur suivi
Gérer l'information et les délais associés, transmissions de messages, rappels etc
Mise à jour des bases de données dans le cadre du suivi des assemblées
Suivi des Arrêtés municipaux (mise en forme, transmission au contrôle de légalité, registre)
Organisation des déplacements des élus (réservations, inscriptions)
Suivi formation des élus
Gestion de la documentation pour les services et les élus
Enregistrement et transmission des notes de frais
Préparation des bons de commande pour le service
Gestion du matériel informatique, voitures
-Appui administratif et logistique au service vie associative et culturelle : 20%
Renfort régulier au Service vie associative et culturelle (gestion des demandes des subventions des associations, appui à la préparation de certains évènements)

-Missions secondaires
Remplacement et/ou renfort auprès de l'assistant de Direction (appui à la préparation des bureaux municipaux, commissions et conseils municipaux)
Suivi amélioration du tri dans les bâtiments