Assistant Archives et Documentation (h/f)
Emploi GAGNY
6 Rue Jules Guesde, 93220 Gagny, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Sous l’autorité du Responsable du Service Archives et Patrimoine, vous êtes en charge des missions administratives, archivistiques et de documentation qui incombent au service
Missions administratives :
- Gestion des appels téléphoniques, des mails et des courriers ;
- Commandes des fournitures (bureautiques, matériel d’archives) ;
- Relation avec les prestataires, les éditeurs, les élus et les agents municipaux (dans le cadre d'une commande de prestation) ;
- Rédaction de documents administratifs (courriers, mails, tableaux…) ;
- Elaboration de tableau bord
- Traitement et suivi des demandes permettant le bon fonctionnement du service (technique, administratif, commandes...) ;
- Accueil, formation et encadrement de stagiaires.
Missions relatives aux archives :
- Participation à la collecte des archives : versements par les services communaux ;
- Conseils et faire respecter les procédures auprès des services communaux ;
- Classement et description des archives : tri, classement, inventaire et saisie dans le logiciel d'archives ;
- Communication des archives :
● accueil et informations du public (lecteurs, agents municipaux, élus, généalogistes, notaires, étudiants, particuliers, historiens, sociétés d’histoires, architectes…)
● recherches historiques, généalogiques et administratives ;
● lecture et retranscription d’actes anciens (à partir du XVII ème siècle)
● gestion des prêts : suivi des demandes, des retours et réintégration des documents dans le magasin d'archives ;
- Conservation des fonds d'archives dans le local archives : relevés de températures et d’hygrométrie ; contrôle d’accès aux personnes internes et externes, contacter les services compétents en cas de problèmes ;
- Participation aux actions de valorisation du patrimoine communal ;
- Gestion du logiciel d'archives : saisie d'inventaire et des demandes de communication.
Missions relatives à la documentation :
- Gestion des abonnements de périodiques et d'ouvrages des services (nouvelles adhésions, réabonnements, résiliations, relations avec les éditeurs) ;
- Gestion financière des abonnements de périodiques et d’ouvrages des services (devis, bons de commandes, bons d'engagement, facturation) ;
- Recherches documentaires ;
- Suivi du bulletinage (circulation des périodiques dans les services) ;
- Gestion de la documentation et des ouvrages du service archives (inventaire, conservation...) ;
- Constitution de dossiers documentaires thématiques.
Horaires, conditions de travail et contraintes :
- Temps complet - Temps de travail hebdomadaire : 37H00
- Contraintes : contact avec la poussière et ports de charges lourdes ponctuels
- Situé à la mairie annexe : 66 rue du chemin de Fer, Gagny
- Gestion des appels téléphoniques, des mails et des courriers ;
- Commandes des fournitures (bureautiques, matériel d’archives) ;
- Relation avec les prestataires, les éditeurs, les élus et les agents municipaux (dans le cadre d'une commande de prestation) ;
- Rédaction de documents administratifs (courriers, mails, tableaux…) ;
- Elaboration de tableau bord
- Traitement et suivi des demandes permettant le bon fonctionnement du service (technique, administratif, commandes...) ;
- Accueil, formation et encadrement de stagiaires.
Missions relatives aux archives :
- Participation à la collecte des archives : versements par les services communaux ;
- Conseils et faire respecter les procédures auprès des services communaux ;
- Classement et description des archives : tri, classement, inventaire et saisie dans le logiciel d'archives ;
- Communication des archives :
● accueil et informations du public (lecteurs, agents municipaux, élus, généalogistes, notaires, étudiants, particuliers, historiens, sociétés d’histoires, architectes…)
● recherches historiques, généalogiques et administratives ;
● lecture et retranscription d’actes anciens (à partir du XVII ème siècle)
● gestion des prêts : suivi des demandes, des retours et réintégration des documents dans le magasin d'archives ;
- Conservation des fonds d'archives dans le local archives : relevés de températures et d’hygrométrie ; contrôle d’accès aux personnes internes et externes, contacter les services compétents en cas de problèmes ;
- Participation aux actions de valorisation du patrimoine communal ;
- Gestion du logiciel d'archives : saisie d'inventaire et des demandes de communication.
Missions relatives à la documentation :
- Gestion des abonnements de périodiques et d'ouvrages des services (nouvelles adhésions, réabonnements, résiliations, relations avec les éditeurs) ;
- Gestion financière des abonnements de périodiques et d’ouvrages des services (devis, bons de commandes, bons d'engagement, facturation) ;
- Recherches documentaires ;
- Suivi du bulletinage (circulation des périodiques dans les services) ;
- Gestion de la documentation et des ouvrages du service archives (inventaire, conservation...) ;
- Constitution de dossiers documentaires thématiques.
Horaires, conditions de travail et contraintes :
- Temps complet - Temps de travail hebdomadaire : 37H00
- Contraintes : contact avec la poussière et ports de charges lourdes ponctuels
- Situé à la mairie annexe : 66 rue du chemin de Fer, Gagny
Profil recherché
Compétences / connaissances
- Maitrise ou connaissance de la législation en matière d’archives et des techniques documentaires ;
- Maîtrise ou connaissance des méthodes de recherches historiques ;
- Connaissance de la lecture ou retranscription d’actes anciens ;
- Connaissance ou maîtrise du logiciel d’archives (ex : LIGEO) ou logiciel administratif ( ex : CIRIL finances) ;
- Maîtrise du pack office (Word, Excel…) et recherches sur internet.
- Connaissance des collectivités territoriales
Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
- Excellent accueil du public ;
- Excellent sens du service et du travail en équipe ;
- Ponctualité, autonomie, réactivité, rigueur, sens de l’organisation, dynamique et motivation ;
- Grande capacité rédactionnelle et excellente orthographe ;
- Respect des obligations de discrétion, de confidentialité et de devoir de réserve.
- Expérience de trois ans minimum.
- Maitrise ou connaissance de la législation en matière d’archives et des techniques documentaires ;
- Maîtrise ou connaissance des méthodes de recherches historiques ;
- Connaissance de la lecture ou retranscription d’actes anciens ;
- Connaissance ou maîtrise du logiciel d’archives (ex : LIGEO) ou logiciel administratif ( ex : CIRIL finances) ;
- Maîtrise du pack office (Word, Excel…) et recherches sur internet.
- Connaissance des collectivités territoriales
Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
- Excellent accueil du public ;
- Excellent sens du service et du travail en équipe ;
- Ponctualité, autonomie, réactivité, rigueur, sens de l’organisation, dynamique et motivation ;
- Grande capacité rédactionnelle et excellente orthographe ;
- Respect des obligations de discrétion, de confidentialité et de devoir de réserve.
- Expérience de trois ans minimum.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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