Assistant au secrétariat particulier du DGS (F/H)
Emploi Métropole du Grand Paris
Paris, France
Description
Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile pour participer à la mise en oeuvre de projets métropolitains majeurs au sein d’une collectivité en croissance à laquelle vous apportez votre contribution.
Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 131 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure telles que la construction du Centre Aquatique Olympique dans le cadre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024. Son intervention, articulée autour de six schémas directeurs, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations.
Le pôle assistanat Présidence et Direction générale recherche un(e) assistant(e) au secrétariat particulier du Directeur Général des Services.
ACTIVITÉS DETAILLÉES DU POSTE
- Secrétariat du Directeur général des services
- Assurer la mise en état des dossiers d’audiences, réunions, rendez-vous, etc.
- Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)
- Répartir et suivre de la circulation des parapheurs
- Planifier les réunions, instances, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers
- Tenue des fichiers contact (EUDONET) : collecte d’informations, mise à jour, etc.
- Publipostage – Mise sous plis
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs, de la direction générale et de la présidence
- Ouverture et tri du courrier arrivé
- Assurer l’intérim des autres assistantes du pôle (congés, etc.)
- Classer et archiver les documents administratifs
- Gestion des stocks fournitures, café, intendance quotidienne du pôle
Profil recherché
- Connaissance de l’environnement public
- Maîtrise des procédures administratives
- Maîtrise des techniques d’assistanat de direction (rédaction de comptes rendus, courriers, gestion d'agenda complexe et mouvant, gestion de tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.
- Maîtrise des techniques d’expression orale et écrite
- Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
- Capacité à travailler en équipe et à hiérarchiser les priorités
- Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie
- Engagement, disponibilité, rigueur
CONDITIONS D’ACCÈS AU POSTE
- Niveau d’étude souhaité : bac+2
- Formation requise : assistanat de direction.
- Années d’expérience (minimale) dans le poste visé ou équivalent : 2 ans
MODALITÉS DE RECRUTEMENT
- Catégorie B, filière administrative, cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux
- Recrutement statutaire, à défaut contractuel
- Sujétions liées au poste : plages horaires du poste à pourvoir à organiser avec l'autre assistante pour offrir des plages quotidiennes étendues au niveau du pôle
- Régime de congés : 25 jours de congés payés annuels et 2 jours de RTT/mois.
Autres informations
il y a 2 semaines
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