ASSISTANT DE DIRECTEURS GENERAUX ADJOINTS (F/H)

Service d’affectation :
• Pôle Services à la population et Pôle Développement, Aménagement, Planification.
• Agent placé sous l’autorité hiérarchique du Directeur Général Adjoint du Pôle Développement, aménagement et planification.
• Et sous la responsabilité fonctionnelle des Directeurs Généraux la responsabilité fonctionnelle des Directeurs Généraux Adjoints Pôle Développement, aménagement et planification et du Pôle Services à la population.

Contraintes et difficultés :
• Disponibilité en dehors des heures normales (ponctuellement).
• Prise de congés en coordination / articulation avec l’assistante du Pôle Équipements et Espaces Publics.

L’assistant des DGA a pour missions d’assurer l’accueil et le secrétariat des Directeurs Généraux Adjoints, d’organiser leurs agendas et de préparer les dossiers pour leurs rendez-vous. Une polyvalence est prévue avec l'assistante du DGA du Pôle Equipements et Espaces publics.

• Réceptionner et diffuser le courrier pour les DGA et les Directions du Pôle.
• Assurer l’accueil téléphonique.
• Gérer les rendez-vous et les plannings.
• Organiser les COTHEC/COPIL.
• Suivre le courrier électronique des DGA.
• Suivi des courriers et des notes.
• Participer aux réunions de travail sur sollicitation du DGA.
• Rédiger les courriers, les comptes-rendus de commissions et réunions et procéder à leurs envois.
• Préparer les réunions des DGA (commissions municipales, commissions d’agglomération, conseils municipaux, etc…).
• Suivi des délibérations et envoi le cas échéant en télétransmission au contrôle de légalité.
• Suivi de Chronotime et gérer les anomalies avec les directeurs.
• Classer et archiver les dossiers.
• Effectuer des recherches documentaires et juridiques.
• Suivi et gestion du plan de continuité d’activité.