Assistant de direction

Sous la responsabilité du directeur, vous lui apportez une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Accueil physique et téléphonique
Prise de messages ou redirection vers les différents services
Gestion de l'agent de la DAS, salle de réunion, organisation des réunions …
Support administratif et logistique nécessaire à l'organisation de réunions, de déplacements et de missions
Coordination de certaines informations entre la direction, les Directeurs et Chefs de services

Centralisation et re dispatching du courrier entrant de la direction via le logiciel de gestion du courrier (KOLOK) et coordination le bon suivi de la mise à jour des données par les assistants
Dépôt et retrait du courrier et des parapheurs et de leur suivi
Gestion des fournitures du service
Participation au suivi de projets DAS
Préparation et édition les documents nécessaires dans le suivi des dossiers de la DAS
Contribution à la préparation des données et à la production des tableaux de saisie de données
Mises à jour de documents, rédaction de divers supports (mails, courriers, compte rendus, présentations PowerPoint, guides…)
Assistance à la gestion administrative et comptable de la DAS : édition de bons de commande, suivi des factures…
Participation au bilan annuel sur l'ensemble des actions
Elaboration des CR du CCAS et réunion