Assistant de direction

Dans le cadre d’un poste mutualisé rattaché au Directeur Général des Services (DGS), vous apportez un soutien permanent au Maire et au Président ainsi qu’à la Direction Générale des Services, dans l’organisation, la coordination et la gestion administrative quotidienne.
Véritable assistant(e) de direction au sein d’une équipe composée de 3 personnes (comprenant le.la chargée des assemblées), vous êtes également un interlocuteur(rice) de confiance auprès des élus, pour lesquels vous assurez tout ou partie des missions de secrétariat institutionnel : gestion des agendas, suivi des courriers et des sollicitations, préparation des réunions et des instances, rédaction de courriers, et transmission d’informations avec les services internes et les partenaires extérieurs.

-Assurer le secrétariat de direction : gestion des agendas, rédaction de courriers, et mise en forme de documents, classement et archivage
-Organiser et coordonner les réunions et déplacements, en tenant compte des priorités et des échéances
-Garantir un accueil téléphonique et physique de qualité, filtrer et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents
-Exercer un rôle de relais et de transmission d’informations entre la direction, les élus et les partenaires institutionnels
-Appuyer la gestionnaire des assemblées et instances (préparation de documents, suivi des réunions, arrêtés…)
-Gérer le courrier de l’hôtel de ville (arrivée et départ) en l’absence de l’agent dédié