assistant de direction

Au sein du Conseil départemental de la Sarthe, la Direction de la Transition écologique, de l’eau et de l’agriculture (DTEEA) est constituée d’une cinquantaine d’agents et porte les missions suivantes :
- la protection de l’environnement et en particulier de la biodiversité,
- l’appui à l’agriculture,
- la gestion des espaces verts et du patrimoine arboré du Département,
- le soutien aux territoires en particulier via l’assistance technique pour l’assainissement des eaux usées,
- le développement durable et la transition énergétique,
- la gestion des rivières Sarthe aval et Loir aval.
VOS MISSIONS
Vous apportez une assistance permanente à la Directrice de la Transition écologique, de l’eau et de l’agriculture, afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité :

• accueil téléphonique, gestion de la messagerie, de l’agenda et des déplacements,
• préparation des réunions, gestion et suivi des parapheurs, du courrier, rédaction d’écrits (mémo PCD, note de synthèse, préparation d’instances…), gestion bâtimentaire, commande de fourniture…
• organisation, coordination et centralisation des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la collectivité ou de la direction.

Vous effectuez le suivi des sollicitations, en vous assurant du respect des délais de réponse aux sollicitations.

Vous pouvez prendre en charge le suivi complet ou la coordination de dossiers spécifiques ou thématiques (à fort enjeux stratégiques et politiques pour certains) ou d’évènements particuliers, y compris RH. Vous apportez un appui administratif pour l’aide financière au bocage accordée par le Département. Vous assurez le lien avec les partenaires.

Vous pouvez participer à la préparation et au suivi budgétaire et analyser des données.

Vous êtes le référent auprès des autres assistantes de la Direction et animez des réunions pour faciliter la coordination, le flux d’informations et les procédures administratives. Vous vous assurez de la bonne application des outils métiers dans ce cadre.

Vous effectuez l’intérim des autres assistantes en cas de besoin.

Activités principales :
• Accueil (physique, téléphonique), information et orientation des usagers
• Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
• Organisation et planification de réunions, gestion de plannings
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Rédaction de documents administratifs et de comptes-rendus
• Suivi de tableaux de bord
• Collecte et traitement d'informations
• Tri, classement et archivage de documents
COMPETENCES ATTENDUES
Savoirs
• Connaissance des institutions
• Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page), de grammaire, syntaxe et orthographe
• Connaissance des circuits de transmission des documents
Savoirs-faire
• Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
• Analyser des informations professionnelles
• Etablir un système de classement efficace
• Informer et orienter les personnes
• Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
• Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
• Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)
Savoirs-être
• Faire preuve du sens de la communication et du contact
• Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
• Faire preuve d'organisation et de discrétion
• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve d'initiatives