Assistant de direction

La CCSB a été créée le 1er janvier 2017 par la fusion de 7 intercommunalités. Elle se compose de 60 communes situées entre les Alpes de Haute-Provence, les Hautes-Alpes et la Drome. Elle compte 25.000 habitants.
Les services généraux de la CCSB sont géographiquement répartis en 5 pôles. La CCSB gère par ailleurs différents services (agences postales, déchetteries, maisons de services au publics) également répartis sur le territoire.

ACTIVITES PRINCIPALES :
Poste positionné comme soutien opérationnel direct au responsable du secrétariat général, contribuant à la continuité et à la fiabilité du fonctionnement du service.

- Appui à la direction générale en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement ;

- Mise en œuvre des activités opérationnelles du secrétariat général :
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents (courriers, comptes-rendus, tableaux, dossiers divers, etc.),
• Participer à la relecture, rédaction et mise en forme des actes (délibérations du conseil communautaire et du bureau communautaire, arrêtés du président, décisions du président, conventions et contrats),
• Préparer et suivre les décisions du Président : suivre la boite mail « décisions » de la CCSB / traiter les demandes de décisions / mettre à jour le tableau de suivi des décisions / préparer le tableau récapitulatif avant les conseils communautaires,
• Transmettre les actes au contrôle de légalité de manière dématérialisée (y compris les décisions relevant du service des ressources humaines),
• Suivre l’agenda de Direction,
• Suivre la boite mail « contact » de la CCSB,
• Suivre les invitations du président en lien avec l’agent d’accueil du bâtiment siège (mise en forme et mise à jour du tableau de suivi, suivi des échéances et des retours « papiers », classement, etc.),
• Classer et archiver des dossiers,
• Assurer la continuité du secrétariat général en l’absence du chef de service,
• Garantir la traçabilité administrative des actes : suivi des circuits de validation, respect des délais et archivage réglementaire,
• Assurer la continuité opérationnelle du secrétariat général en cas d’absence dans le cadre de procédures établies.

- Préparation et suivi des réunions du conseil communautaire et du bureau (en lien avec la DGS et la responsable de service) :
• Rédiger et suivre les convocations,
• Préparer les documents nécessaires au déroulement des séances,
• Assister si besoin aux réunions du conseil communautaire : suivi de la feuille de présence, suivi et utilisation du logiciel de vote et prise de notes en vue de la rédaction des délibérations et du PV,
• Participer à la préparation des délibérations et des PV,
• Transmettre les actes au contrôle de légalité et aux interlocuteurs concernés.

- Suivi du courrier :
• Participer au traitement du courrier sous la coordination de la chef de service : enregistrement, réorientation vers les services compétents, préparation des parapheurs, suivi du circuit de validation, mise en forme et génération de courriers-types de réponse.

- Accueil physique et téléphonique :
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et électroniques,
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents.

ACTIVITES SECONDAIRES :
Recevoir et transmettre les messages téléphoniques d’autres agents du pôle de Lazer en cas d’absence.

MOYENS ET CONDITIONS D’EXERCICE :
- Moyens (humains, matériels, financiers) mis à disposition :
o Ordinateur avec bureautique + imprimante/photocopieuse + téléphone,
o Outils bureautique (Microsoft 365), accès internet + Fast Actes (Préfecture),
o Fournitures de bureau et mobilier,
o Véhicule de service en fonction des disponibilités.

- Conditions et contraintes d’exercice :
o Travail en bureau sur écran (35 heures/ semaine),
o Horaires réguliers avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations de service (respects impératifs de délais/pics d’activité liés à la tenue des conseils communautaires),
o Déplacements ponctuels sur le territoire de la CCSB en cas de nécessités de service,
o Contraintes horaires en fonction des réunions du conseil communautaire (soirées),
o Disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) et des élus,
o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.