Assistant de direction au sein du Musée Magnelli, Musée de la Céramique (h/f)
Emploi COMMUNE DE VALLAURIS
5 Rue Hippolyte Aussel, 06220 Vallauris, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Au sein du Musée Magnelli, Musée de la Céramique vous assister la direction pour l’organisation, la gestion, la communication, l’information, l'accueil, le classement et le suivi de dossiers du musée.
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
- Rédiger et mettre en forme de documents administratifs (courriers, rapports, délibérations, comptes rendus, conventions…) et assurer leur diffusion si besoin ;
- Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines du musée en appliquant les procédures dédiées : traitement et suivi des bons de commande et des factures ; saisie données comptables de la régie des recettes du musée ; traitement et suivi des bons de travaux ; traitement et suivi des conventions ; traitement et suivi des prêts de salle ; traitement et suivi des données de fréquentation ; RH : traitement et suivi du planning des agents d’accueil-surveillance ; traitement et suivi des indemnités des dimanches et jours fériés travaillés ; traitement et suivi des ententes préalables et heures supplémentaires ; traitement et suivi des contrats de saisonniers ;
- Préparer les réunions et rédiger les comptes rendus ;
- Gestion du courrier (arrivée / départ) ;
- Saisir et mettre en forme différents types de documents ;
- Suivi du listing courrier ;
- Organisation des déplacements et séjours des intervenants reçus par le musée ;
- Classer et archiver les documents ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et savoir les orienter ;
- Suivre la circulation des parapheurs ;
- Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service ;
- Préparer et suivre le protocole des manifestions : feuilles de manifestations, agenda électronique des manifestations ;
- Organiser des déplacements : préparation et suivi des ordres de mission ;
- Répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieur ;
- Prendre en charge les aspects logistiques du service : traitement et suivi des commandes de fournitures de bureau.;
- Participer à l’organisation des évènements du musée ;
- Partage de l’information et diffusion en interne ;
- Participer à différents évènements du musée.
Conditions d’exercice
• Temps de travail : 37h30 hebdomadaires, du lundi au vendredi ;
- Pour raisons de service, travail ponctuel le soir et le week-end ;
- Pics d'activité liés à l'organisation d'évènements et de manifestations culturelles ;
• 25 jours de congés annuels et 14 jours de RTT ;
• Poste basé à Vallauris, au sein de la du Musée Magnelli, Musée de la Céramique ;
• Rémunération statutaire + RIFSEEP, selon conditions statutaires et expérience.
Avantages sociaux :
• Participation employeur à la prévoyance et à la complémentaire santé ;
• Prime de fin d’année, sous conditions ;
• Titres restaurant ;
• Comité d’Action Sociale.
- Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines du musée en appliquant les procédures dédiées : traitement et suivi des bons de commande et des factures ; saisie données comptables de la régie des recettes du musée ; traitement et suivi des bons de travaux ; traitement et suivi des conventions ; traitement et suivi des prêts de salle ; traitement et suivi des données de fréquentation ; RH : traitement et suivi du planning des agents d’accueil-surveillance ; traitement et suivi des indemnités des dimanches et jours fériés travaillés ; traitement et suivi des ententes préalables et heures supplémentaires ; traitement et suivi des contrats de saisonniers ;
- Préparer les réunions et rédiger les comptes rendus ;
- Gestion du courrier (arrivée / départ) ;
- Saisir et mettre en forme différents types de documents ;
- Suivi du listing courrier ;
- Organisation des déplacements et séjours des intervenants reçus par le musée ;
- Classer et archiver les documents ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et savoir les orienter ;
- Suivre la circulation des parapheurs ;
- Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service ;
- Préparer et suivre le protocole des manifestions : feuilles de manifestations, agenda électronique des manifestations ;
- Organiser des déplacements : préparation et suivi des ordres de mission ;
- Répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieur ;
- Prendre en charge les aspects logistiques du service : traitement et suivi des commandes de fournitures de bureau.;
- Participer à l’organisation des évènements du musée ;
- Partage de l’information et diffusion en interne ;
- Participer à différents évènements du musée.
Conditions d’exercice
• Temps de travail : 37h30 hebdomadaires, du lundi au vendredi ;
- Pour raisons de service, travail ponctuel le soir et le week-end ;
- Pics d'activité liés à l'organisation d'évènements et de manifestations culturelles ;
• 25 jours de congés annuels et 14 jours de RTT ;
• Poste basé à Vallauris, au sein de la du Musée Magnelli, Musée de la Céramique ;
• Rémunération statutaire + RIFSEEP, selon conditions statutaires et expérience.
Avantages sociaux :
• Participation employeur à la prévoyance et à la complémentaire santé ;
• Prime de fin d’année, sous conditions ;
• Titres restaurant ;
• Comité d’Action Sociale.
Profil recherché
- Bac + 2 ou bac + 3 dans le domaine du secrétariat et de l’assistanat de direction ;
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
- Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint.. ) ;
- Notions sur l’organisation et le fonctionnement d’un musée ;
- Connaissances sur le fonctionnement de la collectivité ;
- Connaissances en matière de gestion financière, budgétaire et comptable des collectivités territoriales ;
- Pratique de l'anglais (oral, écrit) ;
- Pratique de l’italien (oral, écrit).
- Rigueur, autonomie, sens des responsabilités, polyvalence, discrétion ;
- Bonnes capacités rédactionnelles ;
- Capacité d’organisation ;
- Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur ;
- Savoir analyser et gérer les demandes d’informations ;
- Bon relationnel ;
- Capacité à s’exprimer clairement et reformuler les demandes ;
- Savoir organiser et gérer son temps de travail ;
- Bonne présentation.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
- Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, Powerpoint.. ) ;
- Notions sur l’organisation et le fonctionnement d’un musée ;
- Connaissances sur le fonctionnement de la collectivité ;
- Connaissances en matière de gestion financière, budgétaire et comptable des collectivités territoriales ;
- Pratique de l'anglais (oral, écrit) ;
- Pratique de l’italien (oral, écrit).
- Rigueur, autonomie, sens des responsabilités, polyvalence, discrétion ;
- Bonnes capacités rédactionnelles ;
- Capacité d’organisation ;
- Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur ;
- Savoir analyser et gérer les demandes d’informations ;
- Bon relationnel ;
- Capacité à s’exprimer clairement et reformuler les demandes ;
- Savoir organiser et gérer son temps de travail ;
- Bonne présentation.
Autres informations
Non renseignées
il y a 4 jours
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