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COMMUNE DE SAINT-LAURENT-DU-VAR
Assistant de direction cadre de vie et proximité (h/f)
Hôtel de Ville Mairie de Saint-Laurent-du-Var (Alpes-Maritimes (06))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 semaine
Description du poste
Mission principale : L’agent assure principalement des missions de gestion administrative de la Direction cadre de vie, de pilotage et de coordination de la proximité avec les services de la Métropole Nice Côte d’Azur, d’accueil physique et téléphonique au sein du Centre Technique Municipal (CTM) qui comprend les services Espaces-verts, Garage Municipal et Gestion des Espaces Extérieurs et Proximité (SGEEP).
Durant les périodes de congés, l’agent(e) assure la permanence téléphonique du secrétariat du Pôle Technique Municipal (PTM).
- Direction de rattachement : Direction Générale Développement Durable et Proximité – Direction Cadre de Vie et Proximité ;
- Relation hiérarchique : l’agent(e) exerce ses missions sous la direction et la responsabilité hiérarchique de la Directrice Cadre de Vie et Proximité ;
- Relations fonctionnelles : équipe du CTM, services municipaux, public, prestataires, MNCA et autres organismes publics, etc.
Durant les périodes de congés, l’agent(e) assure la permanence téléphonique du secrétariat du Pôle Technique Municipal (PTM).
- Direction de rattachement : Direction Générale Développement Durable et Proximité – Direction Cadre de Vie et Proximité ;
- Relation hiérarchique : l’agent(e) exerce ses missions sous la direction et la responsabilité hiérarchique de la Directrice Cadre de Vie et Proximité ;
- Relations fonctionnelles : équipe du CTM, services municipaux, public, prestataires, MNCA et autres organismes publics, etc.
Votre mission
Missions générales d’assistante administrative de la Direction Cadre de Vie et Proximité :
* Accueil physique et téléphonique des usagers et visiteurs du CTM :
o Orientation des personnes, renseignements, analyse des demandes et réponses aux demandes simples ;
o Traitement des demandes urgentes ou complexes ;
o Gestion des appels téléphoniques et traçabilité des appels ;
o Accueil des livraisons au CTM en liaison avec les services.
* Gestion et rédaction de courriers et de documents :
o Traitement du courrier « arrivé » et « départ » : chrono courrier, diffusion, gestion des parapheurs et suivi du logiciel MEM ;
o Rédaction et gestion d’arrêtés municipaux (stationnement, circulation, dérogation, montage, démontage de grues..) et d’arrêtés préparés par MNCA : mise à la signature, diffusion et scan, tableau de suivi des arrêtés ;
o Enregistrement informatique (scan) de tous les documents importants (notamment scan de tous les arrêtés dans un tableau) ;
o Mise en forme et envoi de courriers informatiques ;
o Réalisation de notes d’information ;
o Classement et archivage des dossiers ;
o Organisation de rendez-vous et de réunions ;
o Prise de note lors de réunion de service ;
o Bonne maîtrise des logiciels bureautique (Word, Excel….) ;
o Alimentation (saisie) des données sur des logiciels ou bases de données.
* Suivi comptable et financier :
o Saisie des bons de commande avec enregistrement sur tableau et envoi par mail aux fournisseurs ;
o Vérification et rapprochement des factures ;
o Remplir les tableaux de suivi budgétaire du SGEEP et CDVI.
Mission de gestion de la Proximité :
o Assurer l’interface entre la municipalité et les services de la Métropole Nice Côte d’Azur (NCA) en matière de proximité, propreté, voiries et réseaux, collecte des déchets; etc ;
o Traitement des demandes des administrés : rédaction des réponses aux courriers et suivi de l’avancement des dossiers.
Liste des missions non exhaustive.
Conditions spécifiques du poste :
- Lieu : CTM, avenue Pierre et Marie Curie- 06700 Saint-Laurent-du-Var ;
- Durée hebdomadaire 37h20 ;
- Conditions spécifiques : polyvalence et coordination.
Moyens techniques à disposition : ordinaires pour poste administratif (ordinateur, bureau, téléphone, etc).
* Accueil physique et téléphonique des usagers et visiteurs du CTM :
o Orientation des personnes, renseignements, analyse des demandes et réponses aux demandes simples ;
o Traitement des demandes urgentes ou complexes ;
o Gestion des appels téléphoniques et traçabilité des appels ;
o Accueil des livraisons au CTM en liaison avec les services.
* Gestion et rédaction de courriers et de documents :
o Traitement du courrier « arrivé » et « départ » : chrono courrier, diffusion, gestion des parapheurs et suivi du logiciel MEM ;
o Rédaction et gestion d’arrêtés municipaux (stationnement, circulation, dérogation, montage, démontage de grues..) et d’arrêtés préparés par MNCA : mise à la signature, diffusion et scan, tableau de suivi des arrêtés ;
o Enregistrement informatique (scan) de tous les documents importants (notamment scan de tous les arrêtés dans un tableau) ;
o Mise en forme et envoi de courriers informatiques ;
o Réalisation de notes d’information ;
o Classement et archivage des dossiers ;
o Organisation de rendez-vous et de réunions ;
o Prise de note lors de réunion de service ;
o Bonne maîtrise des logiciels bureautique (Word, Excel….) ;
o Alimentation (saisie) des données sur des logiciels ou bases de données.
* Suivi comptable et financier :
o Saisie des bons de commande avec enregistrement sur tableau et envoi par mail aux fournisseurs ;
o Vérification et rapprochement des factures ;
o Remplir les tableaux de suivi budgétaire du SGEEP et CDVI.
Mission de gestion de la Proximité :
o Assurer l’interface entre la municipalité et les services de la Métropole Nice Côte d’Azur (NCA) en matière de proximité, propreté, voiries et réseaux, collecte des déchets; etc ;
o Traitement des demandes des administrés : rédaction des réponses aux courriers et suivi de l’avancement des dossiers.
Liste des missions non exhaustive.
Conditions spécifiques du poste :
- Lieu : CTM, avenue Pierre et Marie Curie- 06700 Saint-Laurent-du-Var ;
- Durée hebdomadaire 37h20 ;
- Conditions spécifiques : polyvalence et coordination.
Moyens techniques à disposition : ordinaires pour poste administratif (ordinateur, bureau, téléphone, etc).
Profil recherché
- Maîtrise de l’outil informatique (Word et Excel) ;
- Maîtrise de l’accueil physique et téléphonique ;
- Maîtrise de l’expression écrite et orale ;
- Connaissance de l’environnement des collectivités locales ;
- Connaissance des règles de base de la comptabilité publique ;
- Compétences rédactionnelles ;
- Capacité à utiliser un logiciel métier (finances publiques) ;
- Autonomie et rigueur dans l’organisation du travail ;
- Aisance dans la manipulation des chiffres ;
- Très bon relationnel, bonne présentation ;
- Réactivité et initiative ;
- Discrétion professionnelle absolue et respect de l’obligation de réserve.
- Maîtrise de l’accueil physique et téléphonique ;
- Maîtrise de l’expression écrite et orale ;
- Connaissance de l’environnement des collectivités locales ;
- Connaissance des règles de base de la comptabilité publique ;
- Compétences rédactionnelles ;
- Capacité à utiliser un logiciel métier (finances publiques) ;
- Autonomie et rigueur dans l’organisation du travail ;
- Aisance dans la manipulation des chiffres ;
- Très bon relationnel, bonne présentation ;
- Réactivité et initiative ;
- Discrétion professionnelle absolue et respect de l’obligation de réserve.
Autres informations
Non renseignées