Assistant de direction de l'administration générale et coordination et du DGS (h/f)

Sous la responsabilité du directeur de l’Administration générale et de la coordination, vous assistez ce dernier en lui apportant une aide permanente dans l’organisation de ses activités et un soutien efficace
dans le fonctionnement de son secrétariat en binôme avec l’assistante du directeur général des services.

Vous effectuez également ces activités pour le directeur général des services en l’absence de son assistante.

ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil téléphonique et physique
Prise de notes et mise en forme de notes, de courriers et de comptes rendus
Gestion de l’agenda, organisation de réunions, de déplacements et de séminaires
Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous
Gestion des parapheurs et des pochettes de transmission (scan, diffusion et classement)
Suivi du courrier sur le logiciel courrier de la Ville (relances, clôtures…)
Comptabilité (engagements et mandatements), suivi du budget et gestion de subventions versées
à des associations ou à des organismes divers
Gestion et diffusion des notes de service
Suivi de dossiers ponctuels
Organisation de l’accueil de stagiaires
Classement et archivage