Assistant de direction DGS

Définition du poste: Rattachée à la direction générale des services, l'intéressée apporte une aide permanente au niveau de la gestion, de la communication, de l'information, de l'accueil, du classement et du suivi des dossiers. Elle assiste et coordonne la mise en œuvre des réunions de service, du suivi de l'agenda, de la préparation des réunions.

Les missions de l'agent: - L'accueil physique et téléphonique ; - Gestion de l'agenda du DGS - Coordination avec les secrétaires rattachées au à la direction ; - Gestion des tableaux de bord ; - Suivi des lignes budgétaires en collaboration avec le service finance ; - Transmission des factures au service comptabilité ; - Lecture et distribution du courrier pour transmission ; - Préparation et gestion des parapheurs ; - Recherche de document juridique ; - Coordination avec les entreprises extérieures ; - Organisation des réunions mensuelles et rédaction des comptes rendus des réunions des comités d'investissement ; - Réception des enveloppes des candidatures et offres; - Réception / transmission des marchés au contrôle de légalité ; - Montage des dossiers de demande de subvention.