ASSISTANT DE DIRECTION - DIRECTION ATTRACTIVITE DU TERRITOIRE REF 100669 F/H
Emploi CU LE HAVRE SEINE METROPOLE
1 Quai George V, 76600 Le Havre, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
La direction Attractivité du territoire intervient dans les domaines de :
∙ l'enseignement supérieur et le recherche au travers la mise en oeuvre du plan campus ;
∙ le développement touristique en lien étroit avec l'Office de tourisme et au travers notamment de la mise en place du Pays d'art et d'histoire et la participation à l'Opération Grand Site ;
∙ l'enseignement supérieur et le recherche au travers la mise en oeuvre du plan campus ;
∙ le développement touristique en lien étroit avec l'Office de tourisme et au travers notamment de la mise en place du Pays d'art et d'histoire et la participation à l'Opération Grand Site ;
Collaborateur direct du directeur, vous l'assistez en matière de gestion, d'organisation, d'accueil et de suivi des dossiers.
Vous êtes notamment chargé de :
- Assurer l'accueil téléphonique
- Gérer les courriers : relecture et mise en forme des documents, préparation des bordereaux, suivi des circuits de visas et mise à jour du logiciel Trafic.
- Relire les documents divers et les bons à tirer (BàT) de la direction
- Gérer l'agenda du directeur
- Organiser les réunions : réservation des salles, préparation des fonds de dossier, suivi des ordres de mission et frais de déplacement.
- Planifier et coordonner les déplacements professionnels des agents de la direction.
- Appuyer l'organisation d'événements en collaboration avec les chargés de mission.
- Participer au suivi budgétaire : aide à la préparation et suivi des budgets de fonctionnement et d'investissement, suivi des certifications, gestion des commandes.
- Contribuer aux instances communautaires : préparation des actes administratifs, suivi des conventions et subventions, participation aux conférences en binôme avec les autres assistants.
- Assurer le rôle de correspondante RH de la direction : suivi des entretiens professionnels, plan de formation, mise à jour des logiciels métiers (E-Temptation, HR Access).
- Participer aux projets transversaux et au développement des outils de suivi de la direction (ex ENT 365)
- Effectuer le classement et l'archivage des dossiers physiques et numériques.
- Collaborer étroitement avec les assistants de la Direction générale et les partenaires extérieurs.
Missions complémentaires :
- Assurer le secrétariat de la SPL des Docks : gestion du courrier, organisation des instances (CA, AG), préparation des ordres du jour, convocations, fonds de dossier et procès-verbaux.
- Exercer la fonction de régisseuse suppléante pour la régie d'avances et de recettes des aires de camping-cars communautaires.
Vous êtes notamment chargé de :
- Assurer l'accueil téléphonique
- Gérer les courriers : relecture et mise en forme des documents, préparation des bordereaux, suivi des circuits de visas et mise à jour du logiciel Trafic.
- Relire les documents divers et les bons à tirer (BàT) de la direction
- Gérer l'agenda du directeur
- Organiser les réunions : réservation des salles, préparation des fonds de dossier, suivi des ordres de mission et frais de déplacement.
- Planifier et coordonner les déplacements professionnels des agents de la direction.
- Appuyer l'organisation d'événements en collaboration avec les chargés de mission.
- Participer au suivi budgétaire : aide à la préparation et suivi des budgets de fonctionnement et d'investissement, suivi des certifications, gestion des commandes.
- Contribuer aux instances communautaires : préparation des actes administratifs, suivi des conventions et subventions, participation aux conférences en binôme avec les autres assistants.
- Assurer le rôle de correspondante RH de la direction : suivi des entretiens professionnels, plan de formation, mise à jour des logiciels métiers (E-Temptation, HR Access).
- Participer aux projets transversaux et au développement des outils de suivi de la direction (ex ENT 365)
- Effectuer le classement et l'archivage des dossiers physiques et numériques.
- Collaborer étroitement avec les assistants de la Direction générale et les partenaires extérieurs.
Missions complémentaires :
- Assurer le secrétariat de la SPL des Docks : gestion du courrier, organisation des instances (CA, AG), préparation des ordres du jour, convocations, fonds de dossier et procès-verbaux.
- Exercer la fonction de régisseuse suppléante pour la régie d'avances et de recettes des aires de camping-cars communautaires.
Profil recherché
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité et des procédures administratives.
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques (pack Office, logiciels métiers).
- Capacité à comprendre les enjeux stratégiques de la direction.
- Rigueur, sens de l'organisation et gestion des priorités.
- Qualités relationnelles, réactivité, autonomie et disponibilité.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques (pack Office, logiciels métiers).
- Capacité à comprendre les enjeux stratégiques de la direction.
- Rigueur, sens de l'organisation et gestion des priorités.
- Qualités relationnelles, réactivité, autonomie et disponibilité.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 jour
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