Gestion administrative & Logistique de la direction :
- Programmer des réunions ponctuelles et récurrentes (Réunion élu / Réunion service PM / Réunion chefs de service (individuelles & communes) / Groupes de travail du CLSPD) et en organiser la logistique (réservation salle, matériel, supports documentaires, convocations, préparation feuille émargement) ;
- Rappeler aux participants les réunions à venir (mail et/ou appels téléphoniques) ;
- Assurer l’accueil téléphonique ;
- Mettre à jour régulièrement et sur initiative les fichiers de coordonnées des partenaires et participants aux réunions ;
- Assurer la gestion des fournitures ;
- Réaliser et suivre les demandes sur GLPI ;
- Répondre aux demandes logistiques de l’encadrement direct ;
- Mettre à jour de l’organigramme de la direction.

Gestion des courriers & signalements :
- Enregistrer les courriers « arrivée » et « départ »
- Dispatcher les courriers entrants aux services par voie dématérialisée ;
- Récupérer et déposer physiquement en Mairie des courriers & parapheurs ;
- Suivre le circuit des parapheurs et relancer les services le cas échéant ;
- Traiter le courrier de la directrice arrivant sur le futur logiciel courrier et des signalements de nuisances sur la plateforme Toodego : tableau de recensement et de suivi des courriers-demandes / aide à la recherche d'informations / préparation trames de courriers / alerte en cas de non traitement passé un délai préalablement fixé / relais des réponse apportées aux services intéressés / archivage ;
- Assurer le traitement des plaintes : fourniture aux services des rapports PM appuyant la plainte, récupération des plaintes déposées, archivage, suivi des plaintes (tableau de suivi.)

Gestion des Ressources Humaines :
- Assurer la compilation des astreintes et heures supplémentaires rémunérées, relances éventuelles, vérification du bon respect des volumes horaires maximum et transmission pour paiement ;
- Transmettre les informations à la DRH : suivi des heures majorées et de récupération, information régulière des agents du crédit disponible et rappel des délais de consommation ;
- Assurer la constitution (version papier & dématérialisée) et le suivi du dossier administratif des agents (CV, fiche de poste, arrêté de nomination, carrière, accréditations, évaluation, formations…) ;
- Initier et suivre les demandes d’agréments Préfet & Procureur et les demandes d’assermentation (prestation de serment) des agents PM et ASVP ;
- Assurer un suivi relatif à l’armement (autorisation de port d’armes & abrogation du port d’arme) ;
- Suivre l’accréditation à la conduite et autorisation de remisage des véhicules ;

Gestion budgétaire :
- Assure le suivi des budgets des services PM / CVSU / Gestion des Risques : suivi régulier et état mensuel adressé à la direction ;
- Procéder à l’élaboration de tiers, bons de commande, virements de crédits & traitement des factures du service PM ;

Participation à la vie du service :
- Participation aux réunions de services : mise en forme de l’ordre du jour, rédaction des comptes-rendus ou relevés de décisions, assistance dans les mesures à initier découlant des échanges ;
- Réaliser le compte-rendu de réunion du CLSPD en comité plénier et restreint ;

En l’absence de l’agent titulaire :
- Assurer la gestion des chiens catégorisés
- Suivre les autorisations de barbecue

Relations de travail internes :
- Les élus
- Le directeur général des services
- Les chefs de service de la direction
- L’adjoint au chef de service PM

Relations de travail externes :
- Les services municipaux
- Les services métropolitains
- La Préfecture
- Le Parquet de Lyon
- Les fournisseurs

Ce que nous vous offrons
- Poste proposé dans le cadre d’un CDD d’un an renouvelable. Ouvert sur le cadre d’emploi d’adjoint administratif ou de rédacteur.
- 25 jours de congés annuels et 18 RTT (temps de travail de 38h/semaine sur 5 jours)
- Rémunération mensuelle selon les grilles indiciaires du cadre d'emploi d'adjoint administratif ou de rédacteur + prime annuelle de 1826.35€ bruts + versement annuel du CIA (Complément Indemnitaire Annuel) jusqu’à 1150€ brut maximum pour le cadre d’emploi d’adjoint administratif et jusqu’à 1700€ pour le cadre d’emploi de rédacteur.
- Avantages :
Carte titres restaurant avec participation employeur à hauteur de 50%,
Participation employeur à hauteur de 75% aux abonnements transports en commun
Participation employeur pour l’adhésion à une prévoyance maintien de salaire
Forfait mobilités durables jusqu'à 300€ bruts
Comité des Œuvres Sociales (Cartes cadeaux/sorties/billetterie/chèques vacances/parfums…)
Carte d’accès gratuite à la Médiathèque de la Ville

Le profil que nous recherchons

Savoirs :
- Formation diplômante en secrétariat ou assistanat de direction
- Connaissance du fonctionnement des services et de l’environnement territorial

Savoir-faire recherchés :
- Savoir utiliser les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Power point…)
- Savoir utiliser Internet et tous types de messagerie supports électroniques
- Savoir utiliser le logiciel Finances & GLPI
- Capacités rédactionnelles (maîtrise de l’orthographe et grammaire)
- Capacités d’organisation
-
Savoir-être appréciés :
- Bonne présentation
- Discrétion
- Adaptabilité
- Sens des relations humaines
- Esprit d’initiative et capacité d’autonomie
- Rigueur et méthode
- Sens du service public

Non renseignées