Assistant de direction du Directeur du Patrimoine et de l'Espace Public (h/f)

La Direction Générale des Services Techniques (DGST) est chargée de diriger l’ensemble des services techniques de la collectivité et de coordonner l’organisation sous l’autorité du Directeur Général des Service (DGS).
La DGST est composée de cinq directions : la direction administrative des services techniques (DAST), la direction territoriale est (DTE), la direction territoriale nord (DTN), la direction territoriale ouest (DTO) et de la Direction du Patrimoine et de l’Espace Public (DPEP).
Au sein de la Direction Générale des Services Techniques, l’assistant(e) de direction sera placé(e) sous l’autorité du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public.
L’assistant(e) de direction apporte une aide permanente au Directeur en matière d’organisation personnelle, de gestion, d’information, de classement et de suivi des dossiers.
L’assistant(e) assure l’interface entre le Directeur et les cinq directions des Services Techniques, la Direction Générale, les autres Direction de l’EPT ainsi que les élus des huit villes membres

Effectuer l’accueil physique et téléphonique du Directeur
Effectuer les réponses aux interlocuteurs de premier niveau
Réorienter les interlocuteurs
Faire remonter les informations pertinentes
Suivre et coordonner des tâches administratives
Planifier des réunions et assurer l’organisation matérielle (réservation de salle, portable, vidéoprojecteur)
Gérer l’agenda du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public

Gérer et suivre le planning des congés pour la DPEP (chefs de service de la Direction et de leurs adjoints)
Elaborer et suivre des priorités de la Direction,
Assurer un débriefing quotidien pour suivi
Rédiger les courriers et/ou notes et suivre les courriers dans le logiciel pour la DPEP
Gérer les parapheurs de la Direction du Patrimoine et de l’Espace Public
Gérer les fournitures de bureau, imprimantes et photocopieurs
Préparer les dossiers de travail et classement
Suivre les retours d’éléments et relances

Réunion de la DPEP :
Gérer, planifier et mettre à jour de façon hebdomadaire des réunions, des convocations, des ordres du jour et rédiger les comptes rendus


Bureaux et conseils communautaires :
Préparer les ordres du jour pour la DPEP
Recueillir les notes au bureau, transmission pour validation et classement

Commissions Espaces Publics et Développement Durable :
Tenir le planning institutionnel (Commissions, réunions préparatoires)
Elaborer des ordres du jour,
Recueillir des délibérations et des informations pour les transmettre aux élus,
Mettre en forme sous PowerPoint
Participer à la préparation logistique des commissions,
Envoyer les ordres du jour (mail, Fast) avec les convocations et la documentation de référence