Assistant de Direction du Pole Petite Enfance
Emploi COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION PORTES DE FRANCE THIONVILLE
Yutz (Moselle)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Sous l’autorité de la Directrice du Pôle Petite Enfance :
Assurer le secrétariat du Pôle Petite Enfance et le suivi administratif des établissements.
Assister de manière permanente la Directrice en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers
Lien direct avec les services petite enfance :13 établissements (environ 100 agents) : Multi-accueils, Relais Petite Enfance, Lieu d’Accueil Enfants Parents
Assurer le secrétariat du Pôle Petite Enfance et le suivi administratif des établissements.
Assister de manière permanente la Directrice en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers
Lien direct avec les services petite enfance :13 établissements (environ 100 agents) : Multi-accueils, Relais Petite Enfance, Lieu d’Accueil Enfants Parents
Secrétariat, Assistante de direction :
• Accueil téléphonique et physique, filtrage et orientation
• Réception, traitement, diffusion et classement d’informations (courriers, mails, documents institutionnels)
• Prise de note, rédaction de documents divers (dont rapports, compte rendu de réunion, courriers, conventions …) et suivi des décisions
• Gestion, suivi de l’agenda, planification des réunions, salles
• Tri, classement, archivage des dossiers
Lié à l’activité Petite Enfance :
• Centralisation des dossiers des partenaires institutionnels (CAF, PMI…), mise à jour des tableaux de bord, suivi des dossiers et des conventions, préparation des rendez-vous.
• Centralisation des données de gestion des établissements (activité, budget, subventions, …)
• Mise à jour des tableaux de suivi des effectifs Petite Enfance et suivi des dossiers (courriers des agents, …)
• Suivi des demandes de formation du personnel, de l’accueil des stagiaires dans les établissements
• Supervision RH du Pôle Petite Enfance : mise à jour de l’organigramme, suivi du renouvellement des contrats des agents
Autres
• Référente de stage : accueil, encadrement et évaluation des stagiaires secteur administratif
• Accueil téléphonique et physique, filtrage et orientation
• Réception, traitement, diffusion et classement d’informations (courriers, mails, documents institutionnels)
• Prise de note, rédaction de documents divers (dont rapports, compte rendu de réunion, courriers, conventions …) et suivi des décisions
• Gestion, suivi de l’agenda, planification des réunions, salles
• Tri, classement, archivage des dossiers
Lié à l’activité Petite Enfance :
• Centralisation des dossiers des partenaires institutionnels (CAF, PMI…), mise à jour des tableaux de bord, suivi des dossiers et des conventions, préparation des rendez-vous.
• Centralisation des données de gestion des établissements (activité, budget, subventions, …)
• Mise à jour des tableaux de suivi des effectifs Petite Enfance et suivi des dossiers (courriers des agents, …)
• Suivi des demandes de formation du personnel, de l’accueil des stagiaires dans les établissements
• Supervision RH du Pôle Petite Enfance : mise à jour de l’organigramme, suivi du renouvellement des contrats des agents
Autres
• Référente de stage : accueil, encadrement et évaluation des stagiaires secteur administratif
Profil recherché
• Qualification/Diplôme de niveau Bac+2/+3
(Assistant Manager)
• Expérience sur un poste similaire appréciée
Compétences appréciées :
Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement des structures Petite Enfance, de la CAF, de la PMI et de la Fonction Publique Territoriale
Savoir faire / savoir être :
Maitrise des outils :
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (messagerie, Word, Excel, PowerPoint, logiciels courrier)
Qualités rédactionnelles :
• Capacité à rédiger des documents de formes et de contenus divers
Compétences :
• Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
• Discrétion professionnelle : respect de la confidentialité
• Organisation : Savoir organiser son temps de travail et gérer les priorités. Faire preuve de rigueur. Respecter les délais
• Proactivité : en capacité de proposer des améliorations
• Autonomie et Polyvalence : en capacité d’assurer plusieurs tâches simultanément et de s’adapter à des situations variées.
• Communication : maitrise des compétences interpersonnelles à l’oral et à l’écrit.
• Adaptation : Maitrise de soi, capacité à s’adapter, gestion du stress.
• Sens du travail en équipe
(Assistant Manager)
• Expérience sur un poste similaire appréciée
Compétences appréciées :
Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement des structures Petite Enfance, de la CAF, de la PMI et de la Fonction Publique Territoriale
Savoir faire / savoir être :
Maitrise des outils :
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (messagerie, Word, Excel, PowerPoint, logiciels courrier)
Qualités rédactionnelles :
• Capacité à rédiger des documents de formes et de contenus divers
Compétences :
• Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
• Discrétion professionnelle : respect de la confidentialité
• Organisation : Savoir organiser son temps de travail et gérer les priorités. Faire preuve de rigueur. Respecter les délais
• Proactivité : en capacité de proposer des améliorations
• Autonomie et Polyvalence : en capacité d’assurer plusieurs tâches simultanément et de s’adapter à des situations variées.
• Communication : maitrise des compétences interpersonnelles à l’oral et à l’écrit.
• Adaptation : Maitrise de soi, capacité à s’adapter, gestion du stress.
• Sens du travail en équipe
Autres informations
Non renseignées
il y a 4 semaines
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