Assistant de Direction et de Cabinet - Chargé de protocole

Le Président de la Communauté d’Agglomération et Maire et de Saint-Dizier a été élu en juin 2020 avec la conviction que ce territoire méritait une nouvelle impulsion. Epaulé pour la Ville par 7 adjoints et pour l’Agglomération par 12 vice-présidents très impliqués, il a élaboré un projet politique et de territoire volontariste et très ambitieux capitalisant sur les acquis des 20 dernières années du territoire.

Le cabinet du maire/président est composé d’un chef de Cabinet, d’un directeur des relations publiques et de la communication, d’un collaborateur de cabinet et d’une assistante du Maire/Président et des élus.

Placé sous la responsabilité directe du Directeur de Cabinet, vous êtes un des collaborateurs direct des élus et de l’équipe du Cabinet et êtes également garant de l'image de la collectivité qui vous emploie.


MISSIONS PRINCIPALES

Agenda : organisation et planification des réunions/événements
- Assurer la tenue des agendas, planifier les réunions et les déplacements en fonction des disponibilités des participants et des impératifs d'agendas, veiller à leur bon déroulement, établir les invitations, préparer les salles, des éléments de dossiers et d’informations etc
- Veiller à la bonne transmission des documents préparatoires aux réunions en lien avec les services
- Assurer l’interface entre les élus, le cabinet et les services et instances partenaires (Etat, Région, Département, associations, commerçants…)
- Assister les élus adjoints et vice-présidents et les accompagner dans leurs délégations.

Protocole : suivi des manifestations pour le cabinet et gestion des représentations politiques
- Piloter et suivre le protocole des événements et réceptions de la ville et de l’agglomération
- Gérer les invitations et des inscrits ainsi que des aspects organisationnels
- Rédiger et suivre de fiches de manifestation liées aux demandes des services
- Tenir à jour un tableau de manifestation et des événements
- Piloter les représentations politiques des élus de la ville et de l’agglomération sur des événements et manifestations internes et externes

Organisation et assistance pour les activités du cabinet
- Assister le Directeur de cabinet dans ses missions, réunions et organisation de ses activités
- Participer à l’activité du cabinet : agenda, réunions/rendez-vous, manifestations, implication dans le suivi de manifestations patriotiques, des élections ou de grands événements de la ville et de l’agglomération
- Transmettre des messages, Rechercher et transmettre des informations, préparer des fonds de dossiers…

Accueil physique et téléphonique, secrétariat
- Renseigner et orienter les interlocuteurs
- Recevoir les administrés et les partenaires, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et les courriers
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers et rédiger des comptes-rendus
- Réaliser la saisie et la mise en forme de documents et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage de dossiers.