Assistant de Direction (F/H)

La Direction Cohésion Sociale et Vie Associative est une entité stratégique de la collectivité chargée de concevoir, mettre en œuvre et coordonner les politiques publiques visant à consolider le lien social en renforçant la cohésion entre les habitants, entre les territoires et de soutenir le dynamisme du tissu associatif. Le service de la vie associative, composé de 12 agents, est un pôle ressources qui soutient, structure et valorise le tissu associatif local.

L’assistant de direction sera chargé d’assurer :
- Une aide permanente au directeur de la cohésion sociale et vie associative en termes d'organisation, de gestion, de secrétariat, de communication, d'accueil et de suivi de dossiers
- L'animation de la plateforme d'iniatives des habitants piloté par la direction (cellule projet social d'Agglomération)

Assistance de direction :
- Accueil physique et téléphonique, suivi des dossiers
- Gestion des courriers et demandes, préparation des réponses, suivi des circuits de validation, traitement des suites
- Gestion de l'agenda du directeur, organisation et planification des réunions, suivi de projet et activités de la direction
- Gestion des priorités, veiller à la réactivité et au suivi des services
- Suivre et mettre à jour les procédures, préparer les dossiers du directeur, échanger quotidiennement avec les services de la direction, réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques, organiser le rangement et l'archivage
- Rédiger des comptes-rendus, procès verbaux, rapports, notes..
- Participer aux réunions de services et autres réunions partenariales
- Préparer et suivre les points dossiers avec chaque service, avec la DGASPS
- Organiser la diffusion de l'information au sein des services de la direction
- Rester attentif à l'actualité pour les services
- Gérer les commandes de fournitures de la direction

Gestionnaire de la plateforme participative :
- A partir du recensement des démarches participatives, il saisit les projets sur la plateforme, fait le lien avec le service communication, effectue le suivi des contributions et réalise les extractions des résultats des concertations, en lien avec les services concernés
- Il est le modérateur des participations citoyennes
- Il accompagne les services et les communes vers une pratique autonome de la plateforme

Finances :
- Gestion et suivi du budget de la direction
- Réalisation des bons de commande et suivi des achats
- Régie de recette (régisseur principal)

Conditions de travail :
- Travail en étroite collaboration avec la directrice notamment sur le développement des projets de la direction
- Relations avec les présidents des associations et l'ensemble des agents de la collectivité
- Travail en bureau avec possibilité de télétravail
- Etre présent tout le week-end du forum des associations