ASSISTANT DE DIRECTION (F/H)

En appui de l'assistante de direction – responsable du secrétariat général du C.C.A.S., apporte une aide permanente à la directrice générale du CCAS en termes de gestion, de communication, de classement et suivi de dossiers.
Appui au chef de projet de la Mission Bien Vieillir à hauteur de 20 % du temps de travail.

- Gestion administrative :
Vous assurez un rôle central d’assistance à la directrice générale, incluant la rédaction, la mise en forme et la relecture de documents, la réalisation de tableaux et de statistiques, ainsi que la prise de notes et le compte-rendu des réunions de direction. Vous contribuez au suivi administratif (logiciels, abonnements, rapports à la municipalité), à l’élaboration du rapport annuel d’activités du CCAS, et participez aux groupes
de travail liés au déménagement de la structure.

- Référent finances pour l'administration générale :
Vous assurez la gestion comptable courante, incluant la préparation, la certification et la liquidation des factures et titres de recettes, le suivi des bons de commande et des crédits, ainsi que le contrôle des engagements et liquidations. Vous gérez le classement et l’archivage des pièces comptables, contribuez à l’élaboration de tableaux de bord et rédigez les documents administratifs liés à la comptabilité, en lien avec
les services finances et budget.

- Appui à la démarche de labellisation Caen Ville Amie des Aînés :
Vous assurez l’organisation et suivi des différentes réunions (COPIL, Groupes de travail, compte rendu des réunions …). Vous suivez les112 actions sur la plateforme spécifique au réseau RFVAA et vous assurez le suivi des projets.

- Référent logiciel courrier (6TZen) pour le C.C.A.S. :
Vous assurez la fonction de super utilisateur. Vous apportez votre expertise auprès des assistantes des directions et des agents en charge du courrier.

- Référent archivage pour le C.C.A.S. :
Vous êtes l’interlocuteur référent pour la mise en œuvre du système d’archivage électronique, en lien avec le service mutualisé des archives, et apportez votre expertise aux directions. En parallèle, vous assurez le suivi et la coordination de l’archivage traditionnel avec les directions métiers du CCAS.

- Référent comptable pour le C.C.A.S. :
Vous assurez une fonction support : appui méthodologique et technique des directions et service du C.C.A.S. si besoin, dans le cadre de la mise en œuvre des process et organisations d'exécution comptable.
De manière générale référent-CCAS pour toutes les applications métiers mises en œuvre par les directions supports mutualisées (ressources humaines, direction des finances …) existantes ou à venir dès lors qu’elles ont vocation à être utilisées par les directions du CCAS.

- Gestion économat / logistique :
Vous gérez les stocks et vous suivez les commandes de fournitures administratives et de consommables de la Direction.

- Activités spécifiques :
Vous assurez la continuité du secrétariat de direction en l’absence de l’assistante de la directrice générale, incluant la gestion des agendas, des communications, de l’accueil et du conseil d’administration. Vous prenez également en charge le standard et les fonctions de vaguemestre en cas d’absence, garantissant le traitement des appels, du courrier et des tâches logistiques associées.