Réalisation de tâches administratives :
- Assurer le secrétariat et l'agenda de la directrice et du directeur adjoint et gérer leurs agendas
- Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus et documents divers
- Participer aux réunions hebdomadaires de direction
- Organiser des réunions, et ou manifestations (invitations, logistiques…)
- Elaborer des plannings (astreintes, calendrier des instances…)
- Gérer le courrier de la direction via l’outil de dématérialisation 6TZEN
- Assurer le contrôle des courriers sortants de la direction : forme, syntaxe, orthographe…
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations auprès de l'équipe, en lien avec la Direction Générale et la Direction
Générale Adjointe.
- Assurer le suivi administratif des projets transversaux (loi Oudin…)
- Gérer les contacts du secrétariat de direction
- Organiser, préparer, saisir et suivre les dossiers des différentes commissions et assemblées de la DCE (CU / EBC).
- Accompagner la coordination des services de la DCE avec des outils de suivi
- Participer au classement et à l'archivage des dossiers.
- Gestion du stock des tickets de parking, tram…

Gestion et suivi des activités administratives de la DCE en lien avec le chef du service administratif :
- Gérer des actes des différentes assemblées liées à la direction (CU/EBC)
- Pour EBC : assurer l’organisation matérielle et administrative des instances syndicales (Commission, bureau, comité
syndical) : Avant les instances : préparation des instances, convocations, ordre du jour, mise en forme des délibérations... Après les instances : suivi des PV, affichage, transmission au contrôle de légalité
- Appui à la direction sur des dossiers RH spécifiques (réorganisation, suivi dossier agent…)
- Coordination de l'ensemble des données liées aux ressources humaines (évaluation, recrutements
- Mise en place et suivi des outils de communication de la direction (CU / EBC)
- Assurer la mission de référente auprès des assistantes de la direction

Missions complémentaires :
-Assurer le remplacement du chef de service administratif dès que besoin

Connaissances/Savoirs :
- Bonne connaissance de l'organisation de la collectivité
- Techniques de secrétariat (prise de notes, rédaction, organisation et gestion des plannings; constitution de dossiers)

Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques et outils de communication
- Qualités rédactionnelles
- Maitriser les outils bureautiques : Word, Excel, logiciel graphique, Publisher, Internet, Outlook
- Maitriser les applications métiers
- Savoir partager ses connaissances
- Respecter la dynamique de projet
- Respecter et appliquer les consignes et un calendrier
- Savoir rendre compte

Savoir-être :
- Être disponible et avoir le sens du service public
- Être discret
- Être autonome
- Être rigoureux, méthodique, organisé, volontaire, réactif
- Avoir un bon relationnel et l'esprit d'équipe

Non renseignées