Assistant de direction Habitat - Affaires sociales

Pôle d’affectation : Direction Générale Adjointe Développement et Aménagement du Territoire
Service d’affectation : Service Habitat
Lieu d’affectation : Siège CA2BM
Rattachement hiérarchique (N+1) : Responsable du service Habitat
Niveau minimal de diplôme requis : Bac – BTS Secrétariat de direction ou équivalent
Habilitation(s) requise(s) : Permis B

Activités administratives :
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat,
- Informer, orienter les administrés vers l’interlocuteur compétent,
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
- Enregistrement et recensement de l'ensemble des signalements périls, hygiène et salubrité, des demandes de certificat de salubrité, des autorisations dans le cadre du permis à louer, etc.
- Saisie de courriers, divers documents administratifs (délibérations, arrêtés etc.) et envoi de courriers,
- Mise en forme, relecture des documents,
- Classement, archivage,
- Tenir à jour les tableaux de bords de suivi d’activité de l’équipe (permis de louer, RDV de visites de logements etc.),
- Suivi des congés du personnel.

Activités de gestion :
- Instruction, réception et traitement des différentes demandes liées au service : demande de Relevé d’observation logement (R.O.L), périls, CERFA permis de Louer,
- Envoi des courriers dans les délais impartis imposés par la loi,
- S'assurer du respect des procédures et des droits et obligations qui en découlent pour la collectivité ; créer des alertes sur les délais imposés dans les différentes missions du service,
- Suivi des notifications des actes liés aux procédures de lutte contre l'habitat indigne,
- Rédaction et vérification des arrêtés d’accords et de refus des permis de louer,
- Gestion des relances dans le cadre du permis de louer,
- Traitement des demandes de certificats d’hygiène,
- Gestion du planning de l’équipe,
- Organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.),
- Diffusion de l’information,
- Réalisation des comptes-rendus de réunions/commissions/cotech/copil/ groupes de travail,
- Réalisation des bons de commande liés à l’activité du service,
- Gestion des devis auprès des fournisseurs, entreprises lors de travaux d’office etc.,
- Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire,
- Suivi financier des différentes opérations,

Autres missions :
- Assistance dans les CALEOL (commission d’attribution des logements et d’examen de l’occupation des logements),
- Participation à d’autres missions liées au service selon les besoins,
- Assurer le suivi, la veille et le travail en relation avec les différents partenaires qui participent à la lutte contre l'habitat indigne,
- Participation à la veille juridique sur le domaine de référence, rechercher des informations, notamment réglementaires.
Cycle de travail : 1 607 heures annualisées
Astreintes : néant
Relations :
-Avec des partenaires internes,
-Avec des partenaires extérieurs (bailleurs privés ou publics, services de l’Etat – DDTM, ARS,
Bureau d’étude, entreprises)
Avec le public : accueil du public – relations avec les usagers