Assistant de direction (h/f)
Emploi COMMUNE DE SAINT BENOIT ILE DE LA RÉUNION
5 Rue Pierre Gendrault, 86280 Saint-Benoît, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de la Politique de la ville (h/f),
- Elle/Il a pour mission de l’assister afin de faciliter son organisation.
-Elle/Il assure également les tâches administratives générales et d’accueil ainsi que certaines missions spécifiques.
- Elle/Il a pour mission de l’assister afin de faciliter son organisation.
-Elle/Il assure également les tâches administratives générales et d’accueil ainsi que certaines missions spécifiques.
Finalité et/ou missions/Sa raison d’être/Sa contribution au service
Notamment, il/elle :
- Centralise toutes les demandes et dossiers qui concernent la direction de la politique de la ville.
- Assure le suivi administratif des dossiers de subventions et des dossiers dotation politique de la ville.
- Organise le secrétariat général de la direction de la politique de la ville en lien avec les responsables de service et les autres services des directions.
- Assure la mise en forme de tous les documents élaborés par les responsables de pôle.
- Contrôle le suivi des parapheurs avec la direction générale adjointe pour validation (aller et retour)
- Etablit les bons de commande et assure le suivi administratif des achats.
Activités principales
- Recueillir et traiter toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement du secrétariat de la direction de la politique de la ville.
- Elaborer et assurer la mise en forme des documents.
- Assurer le traitement et la diffusion de l’information.
- Gérer le suivi de la planification des réunions de la direction en lien avec les responsables de service.
- Suivre le dossier des subventions du service et des dossiers dotation de la politique de la ville.
Notamment, il/elle :
- Centralise toutes les demandes et dossiers qui concernent la direction de la politique de la ville.
- Assure le suivi administratif des dossiers de subventions et des dossiers dotation politique de la ville.
- Organise le secrétariat général de la direction de la politique de la ville en lien avec les responsables de service et les autres services des directions.
- Assure la mise en forme de tous les documents élaborés par les responsables de pôle.
- Contrôle le suivi des parapheurs avec la direction générale adjointe pour validation (aller et retour)
- Etablit les bons de commande et assure le suivi administratif des achats.
Activités principales
- Recueillir et traiter toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement du secrétariat de la direction de la politique de la ville.
- Elaborer et assurer la mise en forme des documents.
- Assurer le traitement et la diffusion de l’information.
- Gérer le suivi de la planification des réunions de la direction en lien avec les responsables de service.
- Suivre le dossier des subventions du service et des dossiers dotation de la politique de la ville.
Profil recherché
Compétences requises
Diplômes ou niveau requis :
- Bac ou équivalent en secrétariat de direction,
-
Savoir faire
Capacité de prise d’initiative et de travail en autonomie
Capacité à travailler dans l’urgence et réactivité
Sens de l’accueil et des relations publiques
Savoir être
Intérêt pour la vie associative et particulièrement dans le domaine de la politique de la ville
Sens du travail en équipe
Discrétion, rigueur, disponibilité
Savoir
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
Connaissance des dispositifs et des financements politique de la ville
Connaissance du fonctionnement des services municipaux
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Capacité à travailler sur des logiciels spécifiques
Qualités rédactionnelles.
Connaissance en finances publiques
Modalités d’exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste
Conditions d’exercice
Travail en bureau.
Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations de la Direction.
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Disponibilité
Conditions spécifiques touchant à la santé et la sécurité au travail
Déplacements occasionnels ;
Rythme de travail soutenu nécessitant réactivité et une très grande disponibilité ;
Relations Internes avec :
L’ensemble des services de la mairie
Relations Externes avec :
Avec les interlocuteurs du service Politique de la ville
Diplômes ou niveau requis :
- Bac ou équivalent en secrétariat de direction,
-
Savoir faire
Capacité de prise d’initiative et de travail en autonomie
Capacité à travailler dans l’urgence et réactivité
Sens de l’accueil et des relations publiques
Savoir être
Intérêt pour la vie associative et particulièrement dans le domaine de la politique de la ville
Sens du travail en équipe
Discrétion, rigueur, disponibilité
Savoir
Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
Connaissance des dispositifs et des financements politique de la ville
Connaissance du fonctionnement des services municipaux
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Capacité à travailler sur des logiciels spécifiques
Qualités rédactionnelles.
Connaissance en finances publiques
Modalités d’exercice/Conditions de travail particulières/Principales difficultés liées au poste
Conditions d’exercice
Travail en bureau.
Horaires réguliers avec possibilité d'amplitude en fonction des obligations de la Direction.
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Disponibilité
Conditions spécifiques touchant à la santé et la sécurité au travail
Déplacements occasionnels ;
Rythme de travail soutenu nécessitant réactivité et une très grande disponibilité ;
Relations Internes avec :
L’ensemble des services de la mairie
Relations Externes avec :
Avec les interlocuteurs du service Politique de la ville
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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