ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

La Direction de la Communication est aujourd’hui organisée autour de 3 activités, les projets de communication et relations médias (4 agents), l’édition et la production multimédia (4 agents), et l’événementiel (3 agents). Elle rend un service mutualisé à nos trois collectivités que sont Terres de Montaigu, Montaigu Vendée et le CIAS, avec un objectif : faciliter l’accès à l’information des services auprès des habitants sur l’ensemble du territoire dans une démarche de proximité, les promouvoir à l’exogène dans le cadre de la stratégie d’attractivité.
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Descriptif de votre poste.
L’assistant de direction exerce sa fonction au sein de la Direction de la Communication. Il assure la gestion administrative de la direction et auprès des différents services ainsi que le suivi financier.

Soutien administratif :

- Suivre les différents flux d’entrées de la direction : appels téléphoniques, mails et courriers du service, outil d’entrée de la direction et transmission des informations aux réseaux communication
- Assurer la gestion administrative de la direction (courriers, notes)
- Gérer l’agenda de la directrice
- Assurer la bonne structuration des outils de travail collaboratifs, notamment pour l’évaluation continue.
- Organiser et préparer les réunions internes
- Suivre les goodies.

Suivi financier :


- Assurer le suivi financier de la signature du devis (gestion parapheurs) à la validation des factures sur le logiciel adapté en lien avec l’ensemble de la direction
- Assurer la préparation budgétaire en collaboration avec les responsables

Suivi de la production signalétique sous la responsabilité de la directrice :
- Préparation des briefs PAO (en lien avec la responsable Grands projets pour les projets d’aménagement et avec les autres membres de la direction pour l’autre signalétique).
- Organiser des rendez-vous sur site pour analyser le besoin et conseiller les services
- Suivre la conception et la mise en production (relation prestataire, contrôle des délais, process de validation)
- Veiller à l’application de la charte graphique et à la cohérence des dispositifs de signalétique en collaboration avec le graphiste.
- Suivi du lot signalétique pour faciliter la production de signalétique.

Assistance pour la relation avec les médias sous la responsabilité de la responsable médias :
- Soutenir l’organisation logistique des événements presse
- Mettre à jour les fichiers presse et les bases de données journalistes via l’outil dédié
- Participer à la rédaction et mise en forme des supports
- Suivre la diffusion des communiqués, les invitations et relances presse
- Réaliser les revues de presse quotidienne
- Réceptionner les demandes et mettre en ligne les événements sur le site infolocales

Soutien en communication sous la responsabilité de la responsable grands projets :
- Recueillir et compiler les informations auprès des directions, mettre à jour les rétroplannings, diffuser les comptes-rendus et assurer le suivi des actions décidées.
- Assurer la relation avec les prestataires : suivre les délais de production, vérifier les livrables, relancer et transmettre les informations nécessaires à la bonne conduite des projets.
- Formaliser les besoins de déclinaisons des campagnes de communication « grands projets » : préparer et suivre les briefs PAO (formats, contenus, délais, contraintes techniques).