Assistant de direction (h/f)

Notre futur.e assistant.e de direction sera rattaché.e au directeur du pôle Finances.
Le principal enjeu de ce poste : assister le directeur, les directeurs délégués et la cellule Relations villes et analyse financière du Pôle Finances afin d'optimiser la gestion de leur activité.

Il/Elle gère le courrier arrivée et départ du pôle (logiciel Kolok), assure le suivi des signatures en parapheur et envoi, la mise à jour des pages finances d’intranet, l’accueil des nouveaux agents au sein du pôle, ainsi que la mise en forme des délibérations et la veille juridique.
L’assistant.e de direction coordonne et suit le temps de travail des agents du pôle (congés/RTT/ATT/formation/CET) en lien avec les responsables de secteurs et le pôle des ressources humaines. Il/Elle planifie, organise et suit des différentes réunions et temps de travail du pôle, organise les différents évènements (le café des finances, le lundi des finances, et les moments de convivialité), les réunions en interne et en externe (avec les villes du territoire et les autres partenaires) et les déplacements.
Il/Elle assiste aux réunions et met en forme et/ou rédige les comptes rendus (réunions de coordination hebdomadaire du pôle, réunions de préparation budgétaires, notamment).
L’assistant.e de direction participe également, à l’exécution budgétaire liée à l’activité du pôle finances, gère la plateforme FAST-Parapheur et accompagne les services dans son utilisation.