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SITRU TRAITEMENT DES RÉSIDUS URBAINS DE LA BOUCLE DE LA SEINE
Assistant de Direction (h/f)
2 rue de l'Union, Carrières-sur-Seine (Yvelines (78))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 semaines
Description du poste
L’assistant de direction assure, sous l’autorité de la direction, l’instruction, la préparation, la formalisation et le suivi de dossiers administratifs relevant de l’administration générale.
Il contribue à la sécurisation des procédures du syndicat, à la préparation et au suivi des instances, à la gestion des actes administratifs, au suivi administratif de marchés publics et à l’organisation de l’archivage.
Il contribue à la sécurisation des procédures du syndicat, à la préparation et au suivi des instances, à la gestion des actes administratifs, au suivi administratif de marchés publics et à l’organisation de l’archivage.
Votre mission
1/ Gestion et suivi des actes administratifs – Préparation et suivi des assemblées et réunions
-Assurer le suivi des actes administratifs relevant du périmètre du poste (sauf ressources humaines),
-Préparer les dossiers nécessaires à la tenue des instances
-Participer à l’élaboration de l’ordre du jour des comités syndicats en lien avec la direction,
-Rédiger les délibérations récurrentes, notes, courriers et documents administratifs afférents,
-Assurer le contrôle formel des dossiers avant transmission
-Réaliser le suivi des formalités administratives : transmission au contrôle de légalité, affichage, diffusion aux différents partenaires, classement, tenue des registres.
-Veiller au respect des échéances et à la régularité administrative des actes traités
2/ Préparation et suivi des marchés publics
-Participer à l’instruction des procédures de commande publique relevant du syndicat, en particulier les marchés à procédure adaptée ;
-Rédiger les rapports de présentation et les pièces administratives des marchés publics.
-Vérifier la complétude des dossiers de candidatures et d’offres.
-Assurer le suivi administratif des procédures engagées et le suivi de l’exécution des marchés confiés, notamment le marché de nettoyage des locaux.
-Signaler à la hiérarchie les échéances, pièces manquantes et points de vigilance nécessaires à la sécurisation des procédures
3/ Archivage et gestion documentaire
-Mettre en oeuvre et suivre l’organisation de l’archivage en lien avec le centre de gestion
-Assurer le rôle de référente archivage pour le syndicat
-Veiller à la bonne application des règles de classement, de conservation et de traçabilité des documents.
-Contribuer à l’amélioration des pratiques internes de gestion documentaire.
4/ Appui administratif qualifié à la direction
-Rédiger des courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux et documents administratifs
-Rechercher, sélectionner et restituer les informations utiles au traitement des dossiers, notamment réglementaires.
-Préparer et mettre en forme les dossiers destinés à la direction, aux élus et aux partenaires.
-Gérer et actualiser les bases d’information et outils de suivi du service.
-Assurer le suivi des actes administratifs relevant du périmètre du poste (sauf ressources humaines),
-Préparer les dossiers nécessaires à la tenue des instances
-Participer à l’élaboration de l’ordre du jour des comités syndicats en lien avec la direction,
-Rédiger les délibérations récurrentes, notes, courriers et documents administratifs afférents,
-Assurer le contrôle formel des dossiers avant transmission
-Réaliser le suivi des formalités administratives : transmission au contrôle de légalité, affichage, diffusion aux différents partenaires, classement, tenue des registres.
-Veiller au respect des échéances et à la régularité administrative des actes traités
2/ Préparation et suivi des marchés publics
-Participer à l’instruction des procédures de commande publique relevant du syndicat, en particulier les marchés à procédure adaptée ;
-Rédiger les rapports de présentation et les pièces administratives des marchés publics.
-Vérifier la complétude des dossiers de candidatures et d’offres.
-Assurer le suivi administratif des procédures engagées et le suivi de l’exécution des marchés confiés, notamment le marché de nettoyage des locaux.
-Signaler à la hiérarchie les échéances, pièces manquantes et points de vigilance nécessaires à la sécurisation des procédures
3/ Archivage et gestion documentaire
-Mettre en oeuvre et suivre l’organisation de l’archivage en lien avec le centre de gestion
-Assurer le rôle de référente archivage pour le syndicat
-Veiller à la bonne application des règles de classement, de conservation et de traçabilité des documents.
-Contribuer à l’amélioration des pratiques internes de gestion documentaire.
4/ Appui administratif qualifié à la direction
-Rédiger des courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux et documents administratifs
-Rechercher, sélectionner et restituer les informations utiles au traitement des dossiers, notamment réglementaires.
-Préparer et mettre en forme les dossiers destinés à la direction, aux élus et aux partenaires.
-Gérer et actualiser les bases d’information et outils de suivi du service.
Profil recherché
Savoirs :
-Maitrise de la communication orale et écrite
-Maitrise des outils bureautiques et informatiques (office et logiciels métiers (Milord, Tradéo)
-Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement des établissements publics locaux
-Connaissance des règles administratives applicables aux actes des collectivités et à l’organisation des assemblées.
-Connaissance des principes de base de la commande publique
-Connaissance des règles de gestion documentaire et d’archivage
Savoir-faire :
-Instruire et suivre des dossiers administratifs en autonomie, dans le respect des délais et des procédures.
-Rédiger des actes, courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux et documents administratifs de qualité.
-Organiser et sécuriser le circuit de préparation, de validation et de transmission des actes
-Préparer les dossiers des instances et assurer le suivi administratif complet
-Vérifier la complétude des pièces et exercer un contrôle formel sur les dossiers traités
-Structurer, classer, archiver et retrouver l’information utile de manière fiable.
-Prioriser les demandes, alerter sur les urgences et rendre compte à la hiérarchie.
-Travailler en transversalité avec les élus, la direction, les services et les partenaires externes
Travail en bureau
Horaires tenant compte des nécessités de service
Disponibilité ponctuelle liée à la préparation et tenue des instances
Temps complet 35 heures
-Maitrise de la communication orale et écrite
-Maitrise des outils bureautiques et informatiques (office et logiciels métiers (Milord, Tradéo)
-Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement des établissements publics locaux
-Connaissance des règles administratives applicables aux actes des collectivités et à l’organisation des assemblées.
-Connaissance des principes de base de la commande publique
-Connaissance des règles de gestion documentaire et d’archivage
Savoir-faire :
-Instruire et suivre des dossiers administratifs en autonomie, dans le respect des délais et des procédures.
-Rédiger des actes, courriers, notes, comptes rendus, procès-verbaux et documents administratifs de qualité.
-Organiser et sécuriser le circuit de préparation, de validation et de transmission des actes
-Préparer les dossiers des instances et assurer le suivi administratif complet
-Vérifier la complétude des pièces et exercer un contrôle formel sur les dossiers traités
-Structurer, classer, archiver et retrouver l’information utile de manière fiable.
-Prioriser les demandes, alerter sur les urgences et rendre compte à la hiérarchie.
-Travailler en transversalité avec les élus, la direction, les services et les partenaires externes
Travail en bureau
Horaires tenant compte des nécessités de service
Disponibilité ponctuelle liée à la préparation et tenue des instances
Temps complet 35 heures
Autres informations
Non renseignées