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CCAS DE CACHAN
Assistant de Direction (h/f)
Mairie, Square de la Libération BP 60600, Cachan (Val-de-Marne (94))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 heure
Description du poste
IDENTIFICATION DU POSTE
Libellé du poste : ASSISTANT (E) DE DIRECTION
Direction / Service : Direction du Développement Social, des Solidarités et de la Santé
Catégorie : B /C
Cadre d’emplois : Rédacteur/ Adjoint administratif
Libellé du poste : ASSISTANT (E) DE DIRECTION
Direction / Service : Direction du Développement Social, des Solidarités et de la Santé
Catégorie : B /C
Cadre d’emplois : Rédacteur/ Adjoint administratif
Votre mission
DESCRIPTIF DU POSTE
MISSIONS:
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice du Développement Social, des Solidarités et de la Santé, vous apportez une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers de la Direction.
Vous contribuez à la mise en œuvre des actions dédiées à la population âgée dans les actions visant la lutte contre l’isolement et la perte d’autonomie.
CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT
DU POSTE
Lieu de travail :Direction du Développement Social, des Solidarités et de la Santé
Temps de travail : 39 h
Horaire de travail :
08h15 – 12h00 / 13h30 – 17h15
1607 heures selon les modalités définies par délibération.
Particularités ou contraintes du poste : Permanences le jeudi soir jusqu'à 19h et le samedi matin
Nécessité de présence selon le calendrier des Conseils d’administration
Nécessité de présence certains week-ends pour des manifestations
MISSIONS:
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice du Développement Social, des Solidarités et de la Santé, vous apportez une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers de la Direction.
Vous contribuez à la mise en œuvre des actions dédiées à la population âgée dans les actions visant la lutte contre l’isolement et la perte d’autonomie.
CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT
DU POSTE
Lieu de travail :Direction du Développement Social, des Solidarités et de la Santé
Temps de travail : 39 h
Horaire de travail :
08h15 – 12h00 / 13h30 – 17h15
1607 heures selon les modalités définies par délibération.
Particularités ou contraintes du poste : Permanences le jeudi soir jusqu'à 19h et le samedi matin
Nécessité de présence selon le calendrier des Conseils d’administration
Nécessité de présence certains week-ends pour des manifestations
Profil recherché
FONCTIONS ET ACTIVITÉS
Le secrétariat de la Direction :
Réaliser l’accueil téléphonique et physique de la Direction
Assurer la gestion du courrier de l’ensemble de la DDS
Organiser, planifier et préparer les rendez-vous et les réunions
Réaliser et mettre en forme des écrits dont le rapport d’activité DDS + CCAS
Actualiser, classer et archiver les dossiers de la Direction
Effectuer des requêtes et des statistiques
Participer au suivi des projets et des activités de la Direction.
Assurer le secrétariat des commissions veille sociale, impayés locatifs, prévention des expulsions et du réseau gérontologique local.
Gérer les fournitures de l’ensemble de la DDS et demandes d’interventions logistiques
Le secrétariat du Conseil d'administration du CCAS:
Élaborer le calendrier des séances.
Assurer la gestion logistique
Préparer les dossiers du Conseil d'Administration (ordre du jour, feuilles de présence, projets de délibération...) en lien avec la directrice et le Secrétariat général.
Assurer la transmission des dossiers (validation et envoi aux participants) ainsi que le lien avec les administrateurs (quorum)
Procéder à la rédaction du compte rendu, du procès-verbal et des actes pour leur transmission et publication en lien avec le Secrétariat général.
Réaliser la diffusion et le suivi des points en lien avec les services.
Le suivi de la gestion du personnel:
Réaliser l'intégration administrative des nouveaux agents placés sous l’autorité de la directrice et de la direction adjointe.
Réaliser le tableau des permanences mensuelle
Suivre les jours de congés spécifiques
Suivre les absences pour grève
La contribution au groupe de travail du Plan canicule:
Réaliser le secrétariat du registre nominatif
Participer aux réunions dédiées et aux bilans
La participation aux actions du service Loisirs seniors Ville:
Accueillir et procéder à l’inscription initiale des personnes retraitées sur le fichier des Loisirs Ville du CCAS
Gérer le fichier d’inscription aux loisirs seniors en lien avec le secteur Loisirs seniors Ville du CCAS.
Participer à la gestion administrative des inscriptions trimestrielles des seniors aux activités de loisirs du secteur.
Réaliser en duo avec le secteur Loisirs seniors Ville la préparation, l’organisation, le déroulement et le bilan du Thé dansant, des coffrets gourmands et du banquet annuel
Missions secondaires:
Assurer par roulement avec les autres agents de la DDS, les missions d'accueil physique et téléphonique de l'accueil général de la DDS sur les temps de permanence et en cas de nécessité
Élaborer les titres de recettes de la permanence mutuelle communale, en lien avec la cellule finance
Missions occasionnelles:
Participer aux appels et aux actions en direction des personnes isolées et vulnérables dont le plan canicule.
COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES
SAVOIR:
Connaissance des missions relevant de l’assistanat de direction
Connaissance de l’organisation administrative et des compétences des collectivités territoriales
Maîtrise de l’outil informatique (bureautique, messagerie électronique)
SAVOIR – FAIRE:
Capacité à suivre des dossiers et à rendre compte de son activité
Maîtrise de l’orthographe et qualités rédactionnelles
Savoir travailler en transversalité
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité à faire évoluer ses compétences numériques dont celles dédiés à l’utilisation de progiciels métiers.
APTITUDES - QUALITÉS:
Sens de la communication et qualités relationnelles
Rigueur, méthode et organisation
Autonomie et polyvalence
Écoute
Disponibilité et flexibilité
Réactivité et dynamisme
Sens du travail en équipe
Discrétion professionnelle
Le secrétariat de la Direction :
Réaliser l’accueil téléphonique et physique de la Direction
Assurer la gestion du courrier de l’ensemble de la DDS
Organiser, planifier et préparer les rendez-vous et les réunions
Réaliser et mettre en forme des écrits dont le rapport d’activité DDS + CCAS
Actualiser, classer et archiver les dossiers de la Direction
Effectuer des requêtes et des statistiques
Participer au suivi des projets et des activités de la Direction.
Assurer le secrétariat des commissions veille sociale, impayés locatifs, prévention des expulsions et du réseau gérontologique local.
Gérer les fournitures de l’ensemble de la DDS et demandes d’interventions logistiques
Le secrétariat du Conseil d'administration du CCAS:
Élaborer le calendrier des séances.
Assurer la gestion logistique
Préparer les dossiers du Conseil d'Administration (ordre du jour, feuilles de présence, projets de délibération...) en lien avec la directrice et le Secrétariat général.
Assurer la transmission des dossiers (validation et envoi aux participants) ainsi que le lien avec les administrateurs (quorum)
Procéder à la rédaction du compte rendu, du procès-verbal et des actes pour leur transmission et publication en lien avec le Secrétariat général.
Réaliser la diffusion et le suivi des points en lien avec les services.
Le suivi de la gestion du personnel:
Réaliser l'intégration administrative des nouveaux agents placés sous l’autorité de la directrice et de la direction adjointe.
Réaliser le tableau des permanences mensuelle
Suivre les jours de congés spécifiques
Suivre les absences pour grève
La contribution au groupe de travail du Plan canicule:
Réaliser le secrétariat du registre nominatif
Participer aux réunions dédiées et aux bilans
La participation aux actions du service Loisirs seniors Ville:
Accueillir et procéder à l’inscription initiale des personnes retraitées sur le fichier des Loisirs Ville du CCAS
Gérer le fichier d’inscription aux loisirs seniors en lien avec le secteur Loisirs seniors Ville du CCAS.
Participer à la gestion administrative des inscriptions trimestrielles des seniors aux activités de loisirs du secteur.
Réaliser en duo avec le secteur Loisirs seniors Ville la préparation, l’organisation, le déroulement et le bilan du Thé dansant, des coffrets gourmands et du banquet annuel
Missions secondaires:
Assurer par roulement avec les autres agents de la DDS, les missions d'accueil physique et téléphonique de l'accueil général de la DDS sur les temps de permanence et en cas de nécessité
Élaborer les titres de recettes de la permanence mutuelle communale, en lien avec la cellule finance
Missions occasionnelles:
Participer aux appels et aux actions en direction des personnes isolées et vulnérables dont le plan canicule.
COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES
SAVOIR:
Connaissance des missions relevant de l’assistanat de direction
Connaissance de l’organisation administrative et des compétences des collectivités territoriales
Maîtrise de l’outil informatique (bureautique, messagerie électronique)
SAVOIR – FAIRE:
Capacité à suivre des dossiers et à rendre compte de son activité
Maîtrise de l’orthographe et qualités rédactionnelles
Savoir travailler en transversalité
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité à faire évoluer ses compétences numériques dont celles dédiés à l’utilisation de progiciels métiers.
APTITUDES - QUALITÉS:
Sens de la communication et qualités relationnelles
Rigueur, méthode et organisation
Autonomie et polyvalence
Écoute
Disponibilité et flexibilité
Réactivité et dynamisme
Sens du travail en équipe
Discrétion professionnelle
Autres informations
Non renseignées