Assistant de direction - Infrastructures - ORLEANS (6633) (h/f)

Le Pôle Aménagement Durable a pour mission de proposer et de mettre en œuvre l'ensemble des stratégies liées aux bâtiments, à l'aménagement et aux infrastructures afin de répondre aux projets de mandat ainsi qu'à la maintenance du patrimoine départemental.
Au service de l'Exécutif territorial, la Direction des Infrastructures (DI) a pour mission de piloter et mettre en œuvre les programmes relatifs aux différentes politiques placées sous sa responsabilité à savoir : la fluidité du trafic routier, la sécurité du réseau, la qualité du patrimoine routier, l'entretien et l'exploitation du réseau routier ainsi que la politique de distribution d'électricité (contrôle de concession, maîtrise d'ouvrage des travaux d'électrification) et la gestion de la flotte départementale de véhicules.

En collaboration directe avec la Directrice des infrastructures, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction, en lien avec l’équipe de direction générale du Pôle Aménagement Durable et de la collectivité.

Vous suivez et gérez les dossiers confiés à la direction et assistez la Directrice dans l'organisation du travail de la direction des Infrastructures.

Vous assurez le suivi administratif et organisationnel des dossiers, la gestion du courrier et des demandes (élus, usagers, services internes), ainsi qu'un appui direct d'organisation (agenda, réunions, déplacements).

Suivi des dossiers pour la direction :

- Assurer le suivi des demandes (élus, usagers ou interne), et le lien avec les services de la Direction et ceux de la collectivité, et les relances
- Traiter les courriers courants et des courriers réservés (tri et transmission du courrier arrivé et départ, (reprographie de ces courriers, frappe des courriers : note, lettre, bordereau de transmission, fax), y compris dans le logiciel MAARCH et assurer leur suivi
- Orienter le courrier au service concerné et rédiger des courriers (accusés réception, réponse à des demandes, réponse d'attente...)
- Mettre à jour des tableaux de suivi (courriers et congés)
- Assurer le suivi des circuits de signature des parapheurs (courriers et notes)
- Réaliser une revue spécifique aux activités de la Direction de presse
- Réaliser un accueil physique et téléphonique des élus, des entreprises et des usagers en orientant les appels et en donnant une information de premier niveau
- Être en coordination et appui avec les secrétariats de la DI et le coordonnateur administratif
- Assurer le suivi des contacts usagers
- Préparer et suivre les rapports pour les réunions des Commissions Intérieures, les CP et les Sessions
- Préparer des réunions avec le Président, les Vice-présidents et les élus,
- Classer des documents en respectant l'organisation mise en place et l'améliorer,
- Assurer le suivi et les commandes pour l’ensemble de la Direction des fournitures de bureau et du papier, puis des consommables informatiques (commandes et suivi du budget) pour la DI
- Assurer l'intérim des assistantes de service
- Valider les factures sur le logiciel SEDIT
- Valider des commandes de produits d'entretien et d'hygiène.

Assistanat de direction :

- Gérer l'agenda et la messagerie de la Directrice et de la Direction,
- Organiser les réunions (planification de date, convocation, réservation de salle, préparation des documents à la demande, rédaction et diffusion des compte-rendu, rétroplanning),
- Organiser les déplacements,
- Assurer le suivi des dossiers pilotés par la Directrice et relayer les informations
- Préparer les dossiers pour la réunion de direction et les réunions de la Directrice,
- Participer aux réunions de direction, préparer les ordres du jour et rédiger un compte-rendu,
- Aide ponctuelle aux directeurs et au DGA du PAD en cas d'intérim.