Assistant de direction (poste n° 35012)

Contexte du poste :
Le Secrétariat Général, rattaché à la Direction Générale des Services, regroupe les entités en charge des assemblées, du courrier et des représentations institutionnelles. Au cœur du processus décisionnel de l'institution, il organise le fonctionnement de l'assemblée régionale en pilotant le processus délibératif en relation étroite avec les différents pôles. Au service des élus, il pilote les moyens attribués aux groupes politiques, les crédits de formation des conseillers régionaux, les représentations permanentes (désignations au sein des organismes extérieurs) et ponctuelles (représentation du président, mandats spéciaux) de l'institution. Garant de l'acheminement du courrier à ses destinataires internes et externes, il propose et met en œuvre une politique d'expédition et d'affranchissement des courriers permettant d'articuler sécurité, rapidité et économie. Il assure la traçabilité du processus de traitement des courriers entrants et documents internes au moyen d'un outil de gestion informatisé dont il assure la maintenance.

Le Secrétariat Général est structuré comme suit :
-Direction : secrétaire général et secrétaire général adjoint - Assistance de direction
-Un service " Assemblées " qui pilote le processus délibératif et administre les moyens des groupes d'élus
-Un service " Interface et Appuis fonctionnels" qui gère en interface avec le cabinet les représentations de l'institution et le courrier du Président d'une part, et assure des prestations de gestion juridique, administrative et financière au bénéfice des autres services du SG, d'autre part
-Un service " Courrier " qui assure la gestion des courriers entrants et sortants."

Le poste d'assistant de direction est positionné auprès de la Vice-Présidente chargée de l’artisanat et de l’économie sociale et solidaire.

Finalité du métier :
Apporter un appui permanent au manager (Elu-e, responsable de Pôle, directeur-trice, responsable de
département) en terme d’organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil. Jouer le
rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs (interne et externe).

Activités du métier :
Organiser la vie professionnelle du manager (gérer l’agenda, organiser les déplacements, réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, assurer le classement et l'archivage des dossiers) ,
Organiser, préparer et suivre les réunions (prévoir la logistique, formaliser un ordre du jour) ,
Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus ,
Assurer un suivi des actions validées en réunion ,
Filtrer et Relayer les éléments d’alerte au manager ,
Collaborer à la gestion administrative des ressources décentralisée dans l’entité (gérer les absences et les congés, gérer les fournitures et moyens nécessaires au bon fonctionnement de l’entité) ,
Assurer la gestion et l’orientation du courrier entrant et contrôler les courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques) ,
Assurer l’accueil téléphonique et physique (informer, conseiller et traiter les demandes, transmettre les messages) ,
Participer ponctuellement à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés.

Activités spécifiques :
- Rédaction des courriers de la Vice-présidente sur la base d'éléments techniques et / ou politiques fournis par le délégué.
- Information des élus du territoire lors des déplacements de la Vice-présidente pour assurer la fluidité de l'information communiquée aux conseillers régionaux.
- Préparation des dossiers de la Vice-présidente pour tout type de réunions, rendez-vous ou visites de terrain.
-Assurer une veille active sur les sollicitations de la Vice-présidente et lui proposer des synthèses régulières.
-Préparer les dossiers liés aux déplacements (logistique, objectifs, supports).
-Élaborer des argumentaires en collaboration avec le conseiller technique.
-Suivre et mettre à jour, en coordination avec le conseiller technique, les dossiers de la délégation.