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MONT SAINT AIGNAN
Assistant de direction pour la Direction des services techniques (h/f)
59 rue louis pasteur b.p. 128 - www.montsaintaignan.fr, Mont-Saint-Aignan (Seine-Maritime (76))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Remplacement temporaire
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 semaines
Description du poste
Placé au sein du pôle administratif de la Direction des Services Techniques, vous assurez l'accueil du public, le secrétariat de direction ainsi que le suivi administratif des dossiers de la DST. Vous êtes l'interlocuteur du directeur et des chefs de service pour l'organisation de leur activité quotidienne.
Votre mission
Secrétariat de direction :
• Assister le directeur de la DST et les autres directions qui la composent : organisation de réunions, prises de rendez-vous, organisation de visites techniques en lien avec les marchés, inscriptions aux manifestations organisées par le service, réservation de salles et de véhicules ;
• Assurer les relations avec la Métropole : prise de rendez-vous, rédaction d'arrêtés, réponses aux courriels
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la DST : recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et/ou courriels
• Gérer le courrier et les mails de la direction (enregistrement et suivi de l'ensemble des courriers entrants et sortants de la DST)
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : prise de notes, mise en forme et rédaction de courriers ou courriels
Suivi financier et administratif :
• Saisir les bons de commande avec imputation budgétaire et les transmettre aux fournisseurs et/ou entreprises
• Réceptionner, enregistrer et transmettre les réponses aux demandes d'autorisation d'occupation du domaine public de la Ville
• Assister le directeur de la DST et les autres directions qui la composent : organisation de réunions, prises de rendez-vous, organisation de visites techniques en lien avec les marchés, inscriptions aux manifestations organisées par le service, réservation de salles et de véhicules ;
• Assurer les relations avec la Métropole : prise de rendez-vous, rédaction d'arrêtés, réponses aux courriels
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la DST : recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et/ou courriels
• Gérer le courrier et les mails de la direction (enregistrement et suivi de l'ensemble des courriers entrants et sortants de la DST)
• Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : prise de notes, mise en forme et rédaction de courriers ou courriels
Suivi financier et administratif :
• Saisir les bons de commande avec imputation budgétaire et les transmettre aux fournisseurs et/ou entreprises
• Réceptionner, enregistrer et transmettre les réponses aux demandes d'autorisation d'occupation du domaine public de la Ville
Profil recherché
- Diplôme baccalauréat minimum
- Connaissance du fonctionnement et du rôle des collectivités territoriales
- Capacités d’organisation et de gestion du temps de travail en termes d’assistanat
- Compétences rédactionnelles et orthographiques
- Maîtrise des outils de bureautique
- Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique
- Capacité d’analyse et gestion des demandes d’information
- Très bonne aptitude relationnelle
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve
- Sens de l’initiative, rigueur
- Disponibilité
- Autonomie
- Dynamisme, Réactivité
- Connaissance du fonctionnement et du rôle des collectivités territoriales
- Capacités d’organisation et de gestion du temps de travail en termes d’assistanat
- Compétences rédactionnelles et orthographiques
- Maîtrise des outils de bureautique
- Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique
- Capacité d’analyse et gestion des demandes d’information
- Très bonne aptitude relationnelle
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve
- Sens de l’initiative, rigueur
- Disponibilité
- Autonomie
- Dynamisme, Réactivité
Autres informations
Non renseignées