A ce titre, l’Assistant de Direction exerce les activités suivantes en tenant compte au quotidien des priorités du Président avec proactivité et confidentialité :

1. Interface relationnelle
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des partenaires, des administrés, des élus, des représentants institutionnels et autres contacts
- Renseigner tous les interlocuteurs et les orienter le cas échéant vers les contacts en interne
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Transmettre de manière structurée et objective l’ensemble des messages au Président

2. Gestion des correspondances
- Assurer la gestion, le traitement et l'organisation du courrier entrant et sortant ainsi que de la messagerie électronique du Président
- Anticiper des éléments de réponses adaptés selon les éléments de contexte ou les situations d’urgence vis-à-vis des interlocuteurs

3. Gestion de l'agenda du Président et suivi des instances
- Planifier et suivre les rendez-vous du Président en fonction de ses priorités
- Organiser et adapter avec minutie tous les rendez-vous, les réunions, les déplacements et les participations aux évènements officiels
- Mettre en place un planning annuel pour fluidifier l'activité du Président en tenant compte des échéances clés
- Assurer la gestion logistique et matérielle des déplacements et des réunions (réservation de billets et de salle de réunion)
4. Assistance administrative
- Rappeler des informations importantes au Président (rendez-vous, échéances)
- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, discours et comptes rendus en concertation avec le Président et le Directeur de cabinet
- Assurer le suivi des parapheurs et de la signature des documents
- Préparer et mettre en forme des fonds de dossiers selon les priorités
- Respecter les délais de transmission de documents en amont ou en aval des réunions
- Classer et archiver les courriers et les dossiers
- Réaliser le suivi d'informations et la coordination avec les assistantes du Comex et autres

Cette fiche de poste, non exhaustive, modifiable en fonction des nécessités de service, est susceptible d'évoluer

Savoir
- Connaissances de l'organisation, du fonctionnement, et des processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d'intervention du SIAAP
- Maitrise des règles de rédaction administrative
- Techniques de gestion documentaire
- Connaissances des règles de l'expression orale et écrite en communication professionnelle
- Connaissances des techniques d'accueil physique et téléphonique
- Outils bureautiques et collaboratifs

Savoir-faire
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat
- S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve-
- Synthétiser des informations, ou des documents
- Travailler en transversalité avec de nombreux interlocuteurs
- Rédiger des écrits dans le respect des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Utiliser des fonctionnalités avancées des logiciels du Pack Office Windows (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Savoir être
- Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité
- Autonomie et sens des responsabilités
- Rigueur et sens de l'organisation
- Diplomatie et qualités relationnelles
- Réactivité et disponibilité
- Capacité d'initiative
- Capacités d'adaptation
- Sens du service

Non renseignées