Assistant de Direction/Assistant Administratif Financier et Comptable

Le Département de la Vienne recrute un Assistant de Direction/Assistant Administratif Financier et Comptable (H/F), au sein de la Direction des bâtiments et du numérique pour l'Education, par voie statutaire, de concours, de mutation, de détachement ou d'accès réservé aux personnes disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, relevant du cadre d'emplois des adjoints administratifs.

Placé sous l’autorité fonctionnelle de la directrice adjointe des bâtiments et du numérique pour l’Education et sous l’autorité hiérarchique de la responsable de pôle administratif et financier, l'agent aura les missions suivantes:

- Apporter une aide au directeur adjoint en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
- Assurer le suivi administratif et comptable des commandes passées dans le cadre des opérations de travaux et d’installation d’équipements immobiliers.

Activités :

Assistant de direction (20%) (sous la responsabilité fonctionnelle du directeur adjoint)

- Assurer le secrétariat de la direction (gestion des appels entrants, planification des réunions de la direction, gérer les parapheurs et courrier de la direction et en assurer la distribution, rédactions de mail, note, classement, gestion de l’agenda de la directrice adjointe, gestion des badges pour les nouveaux arrivants,….)
- Assister au Comité de direction et en rédiger un relevé de conclusion
- Suivi de projets transversaux confiés par le directeur / directeur adjoint
- Gérer les anomalies d’incovar (badgeages)
- Assurer le rôle de référent du « portail agents » (mise à jour des divers documents)


Assistante administrative financière et comptable (80%)

-Participation à l’amélioration des processus de gestion sur son périmètre d’activité

Pour les bâtiments (60%) :

- Établissement des bons de commande dans le logiciel Astre,
- Assurer l’engagement sous le logiciel Astre des dépenses d’urgence (hors-marché) réalisées sur le terrain par les techniciens pour les collèges et les bâtiments départementaux,
- Support administratif entre la direction et les prestataires extérieurs : réception des relances d’impayés des entreprises, rédaction d’attestations de bonne réalisation des travaux, …
- Dans le cadre de consultations suivies par un bon de commande, assurer la gestion administrative des courriers aux entreprises retenues et évincées,
- Contrôler et proposer les liquidations de dépenses sur factures simples
- Contrôler, valider et établir les certificats de paiement (CPP) des marchés et contrats de MOE, de contrôle technique, CSPS, des opérations de PPI et proposer la liquidation des dépenses sur situations.
- Participation ponctuelle aux autres activités effectuées au sein du pôle.

Numérique pour l’Education (20%)(sous la responsabilité fonctionnelle du directeur adjoint)

- Vérification des devis en lien avec la direction de la transition numérique (titulaire du marché numérique)
- Etablissement des bons de commande dans le logiciel ASTRE
- Récupération des bons de livraison auprès des collèges publics
- Contrôler et proposer les liquidations de dépenses,
- Engager les subventions dans ASTRE
- Préparer les documents permettant de mettre en paiement des subventions auprès des collèges publics, privés et des communes (notamment chercher les délibérations sous ACADE)
- Saisie du budget dans ASTRE.



Conditions de travail :
- Résidence administrative et lieu de travail :
Hôtel du Département
1 Rue Victor Hugo
86000 POITIERS

- Bureau partagé,
- Possibilité de télétravail
- Poste à temps plein,
- Poste informatique avec logiciels Microsoft Windows et logiciels métiers (Incovar, Acade, ASTRE GF, Marco, plateforme de dématérialisation),
- Restaurant administratif