Assistant de gestion administratif (h/f)

Le service d'affectation
Mission principale du service : piloter et mettre en œuvre des opérations d'aménagement métropolitaines et communales et des projets d'urbanisme négocié
Composition du service : 12 agents dont 1 cheffe de service (A), 8 chef-fes de projet (A), 1 chargée d'études (A), 1 technicienne chargée d'étude (B), 1 assistant-e (C).
Nom / fonction du ou de la supérieur.e hiérarchique direct.e : Mirey Salman, responsable du service aménagement et projets urbains

Finalités du poste
Au cœur des missions du service, l'assistant-e permet à ses membres de fonctionner plus efficacement en leur apportant un véritable appui administratif, organisationnel et pratique.

L'assistant.e intervient également en appui :

- À la mission grands projets urbains, composée de trois directeurs de projet chargés de superviser les études et projets qui concourent à la transformation des secteurs de GRANDALPE, de la Polarité Nord-Est, et du secteur Bastille-Centre Ancien ;
- À la mission renouvellement urbain.

Activités et tâches

Sous l'autorité de la responsable du service aménagement et projets urbains et en coordination étroite avec la chargée des procédures de la direction, la chargée de l'assistance à la conduite de projets et de l'organisation de l'activité, et l'assistant.e du service urbanisme :
Assurer l'assistance administrative du service aménagement et projets urbains
- Assurer la gestion du courrier : enregistrer le courrier (arrivée/départ) dans le logiciel dédié, assurer les copies, le classement et la diffusion des courriers, assurer le suivi des réponses apportées, remplir les imprimés RAR, ... ;
- Préparer les parapheurs du service (papillons, respect de la charte graphique, orthographe, grammaire, syntaxe, enregistrement, retours après signature), assurer le respect des circuits de validation et suivre le cheminement des documents ;
- Produire et mettre en forme tous types de documents : présentations, courriers, notes, compte-rendu...
- Préparer pour les membres du service les dossiers préparatoires aux réunions, effectuer l'impression des supports, participer à la gestion des projets (notamment via le logiciel Orchestra) ;
- Participer à la gestion du temps de l'équipe (tableaux des congés, ordres de mission, déplacements, organisation des temps partagés ...) ;
- Organiser et tenir à jour les tableaux de bord des instances organisées par le service (comités de pilotage aménagement, réunions de service, réunions diverses), mettre en place une veille et des indicateurs pour leur suivi ;
- Participer au recensement des temps passés pour les différents membres du service commun (participer à la mise en place et alimenter les outils de suivi et gestion) ;
- Planifier et préparer des réunions et rendez-vous à la demande des agents du service, rédiger les invitations, participer à la conception des documents préparatoires, imprimer les supports, mettre en forme et diffuser les comptes rendus ;
- Sur demande, participer ponctuellement aux réunions et effectuer des prises de notes ;
- Tenir à jour et organiser les bases de contacts du service ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques de la boite mutualisée du service ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du service : informer, orienter, prendre des messages et en assurer le suivi ;
- Organiser le classement physique et numérique des documents du service ;
- Assurer la collecte et la diffusion des informations au sein du service et de la direction, notamment en l'absence d'autres agents ;
- Assurer la gestion des fournitures et le suivi du matériel informatique pour le compte des agents du service.
Apporter un soutien logistique et contribuer aux temps de concertation et événements organisés par le service
- Planifier les temps de concertation ou événementiels programmés par le service : recherche de dates, saisie dans les agendas, rédaction et envoi des invitations ;
- Solliciter des devis et suivre l'intervention de différents prestataires : animateurs, traiteurs, imprimeurs, distributeurs, photographes, etc. ;
- Identifier les lieux adaptés pour recevoir ces événements divers, réserver les salles et le matériel nécessaire, gérer les listings de participants, s'assurer de la bonne organisation logistique de chacun ;
- Assurer l'accueil des participants, gérer les badges d'accès, les listes d'émargement, les listes de diffusion.
Assurer l'assistance administrative de la mission Grands projets urbains et de la mission Renouvellement urbain
- Assurer, par mise à disposition, les mêmes activités que celles décrites précédemment pour la mission Grands projets urbains.
- Assurer, par mise à disposition, les mêmes activités que celles décrites précédemment pour la mission Renouvellement urbain.
Assurer la continuité de l'assistant.e du service urbanisme et de l'unité autorisation droit des sols en son absence

Lieu de travail : Le Verseau, 1 rue du Cotentin, 38130 Echirolles
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d'emplois + régime indemnitaire de la collectivité
Equipements : Ordinateur, logiciel de téléphonie
Logiciels métier : Incovar - Oxyad - Logiciels de réservation de salles et de véhicules...