ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIF POLYVALENT (H/F)

Sous l'autorité du Maire et de la secrétaire générale de mairie, l'assistant(e) de gestion administrative polyvalente sera chargé de l'accueil téléphonique et physique du public en mairie et de toutes les tâches administratives qui en découlent. Au sein du service administratif (2 agents), il aura également en charge la gestion de divers dossiers.

Accueil de la population :
Accueillir, renseigner et orienter le public
Gérer les dossiers liés au cimetière : délivrer les titres de concessions funéraires, traiter les dossiers d'inhumation, les fermetures de cercueil...

Administration générale :
Assister la Responsable ressources humaines et affaires générales dans le traitement des dossiers administratifs
Assurer le lien entre les associations et la commune
Gérer le planning de réservation des salles communales, établir les contrats de location
Assurer le suivi des demandes de rendez-vous avec les élus
Enregistrer et diffuser le courrier et les informations
Effectuer des tâches de secrétariat et bureautique
Rédiger les courriers et arrêtés du Maire
Assurer le classement et l'archivage des documents

Etat civil :
Traiter les demandes relatives au service formulées au guichet ou par courrier / internet
Réceptionner les déclarations et établir des actes d'État Civil (reconnaissances, naissances, mariages, décès, PACS, changement de nom...)
Établir les dossiers de mariage
Enregistrer les inscriptions sur la liste électorale
Enregistrer les recensements militaires
Contribution au respect du Droit dans sa mise en œuvre opérationnelle :
- Tenir les registres d'État Civil
- Coordonnateur communal lors du recensement annuel de la population

Elections :
Organisation des élections :
Piloter l'organisation administrative des scrutins dans le respect des règles du code électoral
Préparer l'organisation logistique des élections et s'assurer de la bonne organisation des bureaux de vote le jour des élections dans le respect du Code électoral
Assurer le suivi des listes électorales (inscriptions, radiations)
Organiser la commission de contrôle des listes électorales.

CCAS/Aide sociale :
Gérer et mettre à jour le plan canicule
Tenir du registre du plan isolement
Réceptionner et contrôler les dossiers d'aide sociale

Comptabilité :
Réception, vérification et classement des pièces comptables
Saisie des engagements
Mise à jour des coordonnées des tiers
Suivi et analyse des lignes de crédits
Traitement informatique des dossiers
Vous facilitez l'exécution des dépenses en lien avec les services, les fournisseurs, la trésorerie

Communication :
Rédaction de certains supports
Diffusion des informations (Illiwap, panneau pocket, site internet, panneaux d'affichage...)
Participation à la rédaction du bulletin communal

Autres missions :
Gérer les inscriptions de l'école et être l'interface entre le corps professoral et les élus
Interface et contact avec la bibliothèque
Assistance à la gestion des équipements communaux
Liaison avec les commerces et gestion du marché hebdomadaire
Liaison avec les associations communales (mise à jour des plannings, rédaction des conventions, subventions...)
Gestion des panneaux routiers (arrêtés...)
Gestion administrative des locations et du planning des salles de la commune
Préparation de la salle de réception lors des mariages et divers
Collaboration régulière avec les élus, les agents du services techniques et de l'école

D'autres missions relatives au cadre d'emploi pourront être amenées à être réalisées afin d'assurer la gestion administrative de la commune.