Assistant de gestion administrative

La ville de Banyuls-sur Mer, idéalement placée entre les Pyrénées et la mer Méditerranée, offre un cadre de vie exceptionnel aux portes de la frontière espagnole avec des paysages magnifiques.
Attractive, Banyuls sur mer possède de multiples attraits. Ville d’Aristide MAILLOL, elle accueille notamment sur son territoire, un centre océanologique composante de l’université Paris SORBONNE, une école régionale de la sommellerie et une réserve naturelle marine.
Résolument tournée vers l’avenir, elle a construit un projet de territoire autour des 17 Objectifs de Développement Durable de l’ONU et porte d'ambitieux projets pour offrir à ses habitants un cadre de vie d’exception.
La ville de Banyuls-sur-Mer, recrute, sous la responsabilité du chef de la police municipale :
Un (e) / Assistante administrative

Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Rédiger des notes synthétiques
Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels