Assistant de gestion administrative et financière (Dôme)

Genas, c’est la 3ème ville du département du Rhône (hors Métropole), avec 13 698 habitants, une croissance démographique douce (150 habitants en plus en moyenne chaque année depuis 2008) et 23,84 km² de territoire.

C’est aussi, une « ville nature », avec 7 parcs et jardins repartis sur 21,2 hectares et protégée par des dizaines de kilomètres carrés de ceinture verte.
Genas, ville connectée, est proche de l’aéroport et de la rocade Est, avec 4 lignes de bus régulières, dont une liaison toutes les 10 minutes en heures de pointe avec le métro A de Vaulx-en-Velin la Soie.

« Ville amie des enfants et des aînés », « active et sportive » ou encore parmi les « villes et villages fleuris », Genas, c’est aussi un bassin économique majeur, avec plus de 8 000 emplois et 3 zones industrielles dont une partie de la 2ème plus grande de France (Mi-Plaine).

Son cadre de vie remarquable et animé par une centaine d’évènements par an est conforté par des investissements annuels en moyenne 1,6 fois supérieurs aux communes de même strate.

À Genas, près de 300 agents œuvrent au quotidien pour la préservation et l’amélioration de ce cadre de vie, au sein d’une collectivité qui a fait de la recherche d’excellence une valeur fondamentale dans son action de service public.

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable Sport et vie associative et au sein d'une équipe de 3 agents, vous assurez l’accueil des associations et le suivi administratif et financier du Dôme des Associations ainsi que du secteur intendance et cérémonie.

Missions raccrochées au Dôme des associations
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et de documents
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et courriers matériels
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels et progiciels de gestion
• Rédiger des documents administratifs, des contrats de travail, des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Tenir à jour, enregistrer les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Contribuer à la gestion financière et budgétaire de la direction ou du service
• Contribuer à l’élaboration et au suivi des marchés publics de la direction ou du service
• Etablir les lettres et les bons de commande, préparer les virements de crédit et contrôler les factures
• En appui du responsable, soutien à l'organisation de quelques évènements communaux : forum des associations et soirée des bénévoles (invitations, lettres de commandes, définition des besoins en matériel...)

Missions raccrochées au secteur Intendance et Cérémonie
• Établir des devis pour les commandes de buffet, de traiteurs et des lettres de commande
• Établir des tableaux de suivi du budget
• Faire des reprographies lorsque l’agent intendance est absent ou sur d’autres missions

Accueil physique et téléphonique du public et des agents
• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et prendre les rendez-vous
• Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances

Planification et suivi
• Renseigner des tableaux de suivi et produire des statistiques des activités de la direction ou du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Participer à tout projet porté par le pôle selon les besoins