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VILLE DE LA HAGUE
Assistant de gestion administrative (h/f)
8 rue des tohagues - bp 217 - beaumont hague, La Hague (Manche (50))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 6 jours
Description du poste
Rattaché(e) au responsable du service Parc matériel et véhicules, vous participez à la gestion et au suivi des dossiers et activités liés au fonctionnement du service, ainsi qu’à son organisation et à son bon fonctionnement.
Votre mission
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service et orienter les interlocuteurs,
• Assurer le traitement et le suivi des dossiers et documents administratifs liés à l’activité du service Parc matériel et véhicules,
• Assurer le suivi administratif de l’activité des agents du service,
• Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus,
• Assurer le suivi administratif et financier des marchés et des commandes (cahier des charges, tableaux de suivi, seuils, bons de commande, factures, …),
• Assurer le suivi des crédits et des budgets en lien avec l’activité du service,
• Assurer le suivi administratif de l’activité du garage (véhicules, carburants…),
• Etablir des bilans et tableaux de suivi de l’activité,
• Rédiger et mettre en forme les courriers, tableaux divers…,
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers et documents,
• Assurer la polyvalence avec les autres agents du secrétariat et contribuer au remplacement des collègues du secrétariat technique (demandes d’intervention, pointages, factures, saisies de documents…).
• Assurer le traitement et le suivi des dossiers et documents administratifs liés à l’activité du service Parc matériel et véhicules,
• Assurer le suivi administratif de l’activité des agents du service,
• Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus,
• Assurer le suivi administratif et financier des marchés et des commandes (cahier des charges, tableaux de suivi, seuils, bons de commande, factures, …),
• Assurer le suivi des crédits et des budgets en lien avec l’activité du service,
• Assurer le suivi administratif de l’activité du garage (véhicules, carburants…),
• Etablir des bilans et tableaux de suivi de l’activité,
• Rédiger et mettre en forme les courriers, tableaux divers…,
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers et documents,
• Assurer la polyvalence avec les autres agents du secrétariat et contribuer au remplacement des collègues du secrétariat technique (demandes d’intervention, pointages, factures, saisies de documents…).
Profil recherché
• Formation en gestion administrative ou secrétariat appréciée,
• Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.) et des outils bureautiques,
• Maîtrise des logiciels et progiciels de gestion utilisés par la collectivité (finances : Némausic, Eksae / juridique : GED, GED Elise / GMAO : Atal, Easy connect),
• Connaissance des procédures administratives et du vocabulaire professionnel du service ;
• Techniques de recherche documentaire,
• Sens de l’organisation et rigueur,
• Capacités relationnelles et aptitude au travail en équipe,
• Capacité rédactionnelle et bonne expression orale,
• Rigueur dans le travail,
• Autonomie dans les tâches confiées,
• Discrétion et respect des obligations de confidentialité.
• Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.) et des outils bureautiques,
• Maîtrise des logiciels et progiciels de gestion utilisés par la collectivité (finances : Némausic, Eksae / juridique : GED, GED Elise / GMAO : Atal, Easy connect),
• Connaissance des procédures administratives et du vocabulaire professionnel du service ;
• Techniques de recherche documentaire,
• Sens de l’organisation et rigueur,
• Capacités relationnelles et aptitude au travail en équipe,
• Capacité rédactionnelle et bonne expression orale,
• Rigueur dans le travail,
• Autonomie dans les tâches confiées,
• Discrétion et respect des obligations de confidentialité.
Autres informations
Non renseignées