Sous l'autorité du responsable du service vie scolaire, vous travaillez en collaboration avec deux autres assistantes administratives afin d'assurer les missions suivantes :

* La gestion des dossiers relatifs au fonctionnement des écoles élémentaires et maternelles.
* L'accueil du public, tant physique que téléphonique, du Guichet Familles, en roulement avec vos collègues du pôle Population.

Vos activités :

Vous assurez la gestion et le suivi administratif des dossiers individuels liés au périscolaire, notamment les inscriptions des familles-usagers sur un portefeuille d'écoles :
* Le traitement des demandes des familles (mails, contacts physiques ou téléphoniques), ainsi que la mise à jour des informations dans le logiciel métier " Technocarte ".
* La gestion des échanges et courriers relatifs au fonctionnement ou aux incidents survenus pendant les temps périscolaires (ex : courriers d'avertissement).
* La préparation des factures mensuelles.

Vous prenez en charge le traitement des inscriptions scolaires en assurant notamment :
* L'accueil et l'information aux familles.
* La vérification des dossiers de préinscription et leur saisie dans le logiciel " Onde ".
* La gestion des certificats d'inscription, leur transmission au directeur de secteur, ainsi que le suivi des effectifs inscrits.
Vous assurez le suivi des crédits budgétaires destinés au fonctionnement et aux investissements des écoles :
* La gestion des commandes de fonctionnement effectuées par les directeurs (fournitures pédagogiques notamment).
* La préparation et le suivi des bons de commande auprès des fournisseurs.
* La mise à jour de différents tableaux de bord de suivi.
* Le traitement des factures via le logiciel Civil Finances.
* La gestion des crédits d'investissement et des projets " Mutualisation des Actions Pédagogiques pour le Parcours des Élèves (MAPPE) ".
* La clôture budgétaire en fin d'exercice.
Vous assurez le suivi de la gestion administrative des personnels vacataires intervenant sur les temps périscolaires et des indemnités des directeurs d'école :
* Le suivi et la réalisation des états mensuels de présence.
* La gestion des contrats de travail.
* L'interface avec la Direction des ressources humaines.
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique afin de renseigner les familles ainsi que diverses tâches administratives pour le responsable du service.
Vous assurez la fonction de régisseur de recettes mandataire.
Vous êtes en relation avec les parents d'élèves élus ou membres d'association des parents d'élèves :

* Le traitement des demandes pour l'organisation de manifestations.
* La gestion de l'occupation des locaux.
* La transmission en interne des convocations et des comptes rendus des conseils d'école.
* La mise à jour des tableaux de suivi.

Contraintes :
- Fluctuation de l'activité selon le calendrier scolaire
- Travailler dans l'urgence

* Excellente maîtrise des techniques de secrétariat, notamment en bureautique
* Capacité à utiliser les logiciels spécifiques liés aux domaines de compétence
* Très bonne maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
* Connaissance des notions élémentaires de la comptabilité publique
* Organisation, rigueur et méthode dans le travail
* Autonomie dans la gestion des tâches
* Flexibilité, capacité à s'adapter et à hiérarchiser les priorités
* Esprit d'équipe, initiative, et capacité de synthèse
* Sens des relations humaines
* Discrétion professionnelle

Non renseignées