Assistant de gestion administrative h/f
Emploi MAIRIE DE SAINT RAPHAEL
Saint-Raphaël (Var)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Au sein d'une équipe dynamique de 3 personnes, et sous l'autorité de la responsable de service, vous serez responsable de la bonne coordination des instances de la collectivité.
En outre, vous aurez pour mission d’instruire et de suivre les dossiers administratifs (instances, assurances, subventions aux associations…) contribuant ainsi à soutenir efficacement la hiérarchie dans le pilotage des activités. Ce poste vous permettra de travailler dans un environnement exigeant et stimulant, où la rigueur et l’application des procédures sont essentielles au succès collectif.
En outre, vous aurez pour mission d’instruire et de suivre les dossiers administratifs (instances, assurances, subventions aux associations…) contribuant ainsi à soutenir efficacement la hiérarchie dans le pilotage des activités. Ce poste vous permettra de travailler dans un environnement exigeant et stimulant, où la rigueur et l’application des procédures sont essentielles au succès collectif.
INSTANCES :
• Préparation et organisation des instances et réalisation des convocations,
• Organisation matérielle et participation au Conseil municipal et aux commissions (en alternance avec les deux autres agents du service),
• Retranscription et mise en forme des différents procès-verbaux et du comptes-rendus des séances,
• Formalités de publicités et de transmission au contrôle de légalité,
• Mise à jour et archivage des registres des actes (délibérations, décisions et arrêtés).
ASSURANCES :
• Préparation de courriers de réponse aux administrés et suivi des dossiers de sinistres,
• Lien avec les interlocuteurs extérieurs dans la gestion des sinistres et de la protection fonctionnelle des agents et des élus,
• Suivi des demandes des sinistrés pour les catastrophes naturelles.
SUBVENTIONS :
• Assistance des associations et suivi de leurs demandes de subventions,
• Organisation de la mission de contrôle des associations.
Conditions d’exercice :
Horaires réguliers – Disponibilité pour les convocations aux instances et pour les Conseils Municipaux
Respect du code de déontologie – droit de réserve
Travail en bureau, au sein d'un service
Disponibilité vis à vis de la hiérarchie.
• Préparation et organisation des instances et réalisation des convocations,
• Organisation matérielle et participation au Conseil municipal et aux commissions (en alternance avec les deux autres agents du service),
• Retranscription et mise en forme des différents procès-verbaux et du comptes-rendus des séances,
• Formalités de publicités et de transmission au contrôle de légalité,
• Mise à jour et archivage des registres des actes (délibérations, décisions et arrêtés).
ASSURANCES :
• Préparation de courriers de réponse aux administrés et suivi des dossiers de sinistres,
• Lien avec les interlocuteurs extérieurs dans la gestion des sinistres et de la protection fonctionnelle des agents et des élus,
• Suivi des demandes des sinistrés pour les catastrophes naturelles.
SUBVENTIONS :
• Assistance des associations et suivi de leurs demandes de subventions,
• Organisation de la mission de contrôle des associations.
Conditions d’exercice :
Horaires réguliers – Disponibilité pour les convocations aux instances et pour les Conseils Municipaux
Respect du code de déontologie – droit de réserve
Travail en bureau, au sein d'un service
Disponibilité vis à vis de la hiérarchie.
Profil recherché
STitulaire d'un diplôme de niveau Bac à Bac + 2 dans le domaine administration / gestion vous avez une première expérience réussie de 2 à 5 ans et vous faites preuve d’une grande polyvalence.
La connaissance de la fonction publique territoriale serait un plus.
Savoirs :
• Instances de décision de la collectivité
• Logiciels de bureautique : Word, Excel
• Procédures administratives
• Excellente orthographe, syntaxe et grammaire
• Vocabulaire professionnel du service
• Circuits décisionnels et procédures administratives.
Savoirs faire :
• Savoir gérer les procédures et calendriers des instances municipales
• Mettre en forme et présenter des dossiers
• Préparer les documents de suivi des décisions administratives
• Suivre le bon déroulement des dossiers, en lien avec les services supports
• Vérifier la validité des informations traitées et la conformité des procédures administratives
• Rédiger des comptes-rendus et des PV de réunions
• Communiquer avec les services, les administrés et les partenaires extérieurs
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Savoirs être :
• Disponibilité et réactivité en cas d’aléa
• Rigueur
• Sens de l'organisation et des priorités
• Esprit d’équipe
• Autonomie
• Sens du service public.
La connaissance de la fonction publique territoriale serait un plus.
Savoirs :
• Instances de décision de la collectivité
• Logiciels de bureautique : Word, Excel
• Procédures administratives
• Excellente orthographe, syntaxe et grammaire
• Vocabulaire professionnel du service
• Circuits décisionnels et procédures administratives.
Savoirs faire :
• Savoir gérer les procédures et calendriers des instances municipales
• Mettre en forme et présenter des dossiers
• Préparer les documents de suivi des décisions administratives
• Suivre le bon déroulement des dossiers, en lien avec les services supports
• Vérifier la validité des informations traitées et la conformité des procédures administratives
• Rédiger des comptes-rendus et des PV de réunions
• Communiquer avec les services, les administrés et les partenaires extérieurs
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Savoirs être :
• Disponibilité et réactivité en cas d’aléa
• Rigueur
• Sens de l'organisation et des priorités
• Esprit d’équipe
• Autonomie
• Sens du service public.
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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