Assistant de gestion administrative - Service Urbanisme (h/f)

Sous l’autorité hiérarchique du chef du Service Urbanisme, est en charge de :
- Secrétariat ;
- Assurer ponctuellement l’accueil physique et téléphonique du public ;
- Assurer la gestion de l'information, le classement et l’archivage de documents ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers (interlocuteurs en intra et en externe).

* Activités et tâches :
Suivi et Gestion des dossiers ADS :
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Traiter les demandes via l'outil informatique et les logiciels spécifiques ;
- Trier, classer et archiver des documents.

Traitement des dossiers et saisie de documents, des demandes :
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rédiger des documents administratifs ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques.

Accueil physique et téléphonique du public (ponctuellement et en cas de besoin) :
- Répondre aux appels téléphoniques des pétitionnaires et prendre des messages ;
- Organiser des rendez-vous ;
- Recevoir et orienter les demandes ;
- Rechercher et diffuser des informations ;
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures.

Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer les demandes, rechercher et vérifier les données ;
- Photocopier, numériser, assembler des documents ;
- Trier, classer et archiver des documents ;
- Utiliser des logiciels et des progiciels.

* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
- Relations fréquentes avec le public ;
- Travail en équipe au sein du service ;
- Relations avec l'ensemble des services ;
- Relations fréquentes avec les autres agents du Service et de la Direction (DAUS) ;
- Relation avec les élus et les habitants.

* Quotité de travail : Temps complet.

* Conditions de travail particulières :
- Travail en bureau ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Sens du Service Public ;
- Contact avec les usagers.

* Sujétions particulières liées à l’emploi :
- Travail effectué en majeure partie sur écran (troubles musculo-squelettiques et visuels possibles).