assistant de gestion du pole culture

Cluny est une cité qui s’est développée autour de son abbaye bâtie en 910. Son activité n’a jamais faibli, et la petite cité de renommée internationale compte aujourd’hui plus de 5000 habitants. Elle attire chaque année plus de 150 000 visiteurs séduits par le patrimoine architectural mais aussi les loisirs, l’artisanat d’art et la gastronomie.
Vivre à Cluny, c’est pouvoir compter sur le dynamisme d’une commune riche en commerces, marchés, artisans, infrastructures et services. C’est aussi évoluer quotidiennement au cœur d’un paysage verdoyant et préservé, tout en restant à proximité de grands axes de communication.
Avec son École Nationale des Arts et Métiers, son école d’ostéopathie animale et ses différents établissements scolaires, Cluny est une ville-campus qui ne compte pas moins de 2000 élèves. Connue aussi pour être la ville du cheval, elle bénéficie du dynamisme d’Equivallée, structure qui autour du Haras national propose une centaine de manifestations équestres par an. Elle propose également une offre culturelle de qualité grâce à une salle de spectacle où vibre toute l’année une programmation éclectique, et à de nombreux festivals de danse ou de musique.
La ville de Cluny, en lien avec les sites clunisiens européens, est actuellement en cours de candidature au patrimoine mondial de l’UNESCO.
L'agent titulaire du poste a pris un congés de 5 mois sur lequel son remplacement est nécessire

Sous l’autorité de la Responsable de pôle
• Assister la coordinatrice dans l’organisation de la programmation culturelle (tenue des plannings, recueil des devis, rédaction des contrats de cession et conventions diverses, réservation des hébergements, repas, transport, lien avec les compagnies…)
• Etablir et suivre les déclarations SACEM, SACD….
• Assurer la fonction de régisseur de recettes du théâtre : encaisser les recettes, gestion du compte DFT, dégagements en lien avec le Trésor Public
• Suivre les réservations des spectacles sur le site de vente en ligne et les réservations des partenaires (relais culture, culture solidaire, invités compagnies…) en lien avec l’équipe d’accueil
• Suivre les réservations des représentations scolaires en lien avec les écoles et le pôle scolaire
• Participer à la création de la plaquette culturelle en lien avec le service communication
• Assister la coordinatrice dans la mise en œuvre du plan de diffusion
• Préparer et diffuser les communiqués de presse / dossiers de presse / newsletters
• Préparer et suivre les impressions d’affiches et programmes et la diffusion des supports
• Faire le lien avec les relais culturels pour la communication des spectacles et événements
• Mise à jour des bilans de fréquentation des spectacles et autres actions culturelles
• Gérer les invitations et l’organisation de vernissages et autres manifestations
• Assurer le rôle de référent financier au sein du pôle (suivi du budget en appui de la coordinatrice, gestion des devis et bons de commande…)
• Assister la coordinatrice dans la préparation et le suivi des dossiers de subventions auprès des différents partenaires (Département, Région, DRAC…)
• Assurer la fonction de référent ressources humaines au sein du pôle (centralisation des plannings et suivi des agents annualisés, suivi des congés via un tableur interne)
• Agir en tant que facilitateur entre les différents services du pôle
• Organiser des réunions et rédiger des comptes rendus
• Créer et mettre à jour des outils et procédures en appui de la coordinatrice de pôle
• Déplacements ponctuels possibles notamment en gare de Mâcon pour le transport des artistes
• Assurer des missions ponctuelles à la demande de la responsable de pôle
• En lien avec le service salles et matériel, suivi des conventions ou de la facturation de la mise à disposition / location des salles utilisées pour des expositions, festivals et spectacles