Assistant de gestion pédagogique et artistique

L'assistant/e de gestion pédagogique et artistique est chargé d'effectuer l'accueil physique et téléphonique, de recueillir et traiter les informations nécessaires à :
- La préparation de la rentrée scolaire,
- La mise en œuvre des programmes pédagogiques et artistiques,
- La gestion des processus d’inscription des nouveaux élèves aux programmes de l’EAIO,
- La gestion de leur intégration, leur accompagnement, la préparation des dossiers élèves, du suivi du parcours de l’élève, du relais des élèves, familles et enseignants,
- La gestion des besoins en ingénierie et matériel (parc instrumental).

Tronc commun : " ACCUEIL"
- Assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur,
- Enregistrer l'ensemble des informations recueillies et les transmettre pour traitement selon les règles établies,
- Assurer la remontée des informations et des dysfonctionnements (faire état à la direction de tout dysfonctionnement pouvant porter préjudice à l'accueil des usagers),
- Participer à la mise en œuvre des actions correctives et préventives.
Tronc commun " SECRETARIAT "
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers,
- Préparer et organiser des réunions, des rendez-vous, des formations, des déplacements,
- Réaliser la gestion administrative du courrier (contrôle, affectation, classement, archivage, etc.) et des parapheurs,
- Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, mail, comptes rendus, rapports, notes etc.),
- Collaborer à la réalisation d'un reporting mensuel,
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour),
- Assurer la diffusion et la circulation de l'information en interne et en externe (décisions, notes etc.),
- Saisir des données et numériser des documents,
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.

Missions " PEDAGOGIQUE ET ARTISTQIUE "
Participer en lien avec le responsable pédagogique et artistique à :
* La préparation de la rentrée scolaire
- Collecte de données et mise en forme des programmes de l'année scolaire N+1,
- Aide à la rédaction et conception de supports de communication (programme, presse ou affiche...), préparation de la mise en ligne des programmes en lien avec la Direction communication du TCO,
- Saisie des plannings, affectation des élèves, formalisation des conventions, saisie des heures d'enseignements, assurer le suivi de la réservation des salles et la bonne affectation des groupes dans les salles.

* La gestion du parcours de l'élève
- Bilan, mise à jour des documents, des dossiers, bases de données etc...,
- Gestion des inscriptions des élèves via la plateforme en ligne et en présentiel, saisie, traitement et suivi en relation avec l'assistante administrative et financière pour la facturation des droits de scolarité,
- Aide à la constitution de dossiers administratifs des élèves et de leur famille, gestion des absences et évaluations.

* La gestion de la mise en œuvre des programmes
- Participer et contribuer à la mise en œuvre du projet d'établissement,
- Aide à la gestion des programmes (suivi des dates de démarrage, taux de remplissage des ateliers, ajustement des plannings, report, annulation de cours, communication auprès des intervenants, des parents, et des élèves ...),
- Assurer la diffusion du projet et l'actualité de l'EAIO auprès des familles,
- Aide à l'organisation et à la planification des stages (organisation, concertation avec les lieux d'accueil, établissement des plannings de stage, établissement et suivi des conventions de ainsi que les évènements ponctuels,
- Aide à l'organisation et à la planification des actions artistiques (programmation, information, etc...),
- Aide à la gestion du parc instrumental et du matériel.