Assistant de Pôle Enfance Famille Jeunesse

Sous l’autorité hiérarchique du RPEFJ, l’assistant du Pôle contribue au fonctionnement du Pôle en apportant sa collaboration aux services. Il assure également le secrétariat du Responsable de PEFJ. Il participe à l’accueil et l’orientation des usagers et des partenaires.
Il exerce sa mission dans le respect du cadre juridique et du secret professionnel lié au statut et à la mission exercée.

En interne, il travaille en relation avec la Direction Enfance Famille Jeunesse, la Direction Santé, les services du Pôle, les autres services en territoire (Protection Maternelle et Infantile, Social de Proximité et Prévention Santé), les Maisons Nord Solidarité, la Direction Déléguée de Territoire et le Service Partenaire Ressources du territoire.
A l’externe, il peut être en contact avec les partenaires et les acteurs de la protection de l’enfance.

Obligations du poste :

Temps complet
Disponibilité

Conditions particulières de travail :

Expérience en protection de l’enfance appréciée
Participation à la continuité de service administrative du PEFJ

• Principales :

Assurer l’organisation du secrétariat du pôle :
• Organiser le secrétariat des responsables : gestion d’agenda, réalisation et mise en forme des travaux bureautiques, réalisation des comptes rendus
• Préparer, mettre à disposition et suivre les dossiers nécessaires aux responsable du PEFJ et responsables adjoint (recueil des informations, constitution de fonds de dossier, …)
• Assurer, en lien avec les responsable, un relais d’information auprès des professionnels et partenaires
• Contribuer au suivi de l’activité du service et à l’organisation des instances
• Formaliser des alertes sur le suivi de certains dossiers thématiques
• Participer à la veille et aux alertes en lien avec les différents tableaux de pilotage et de suivi de l’activité des services

Assurer l’assistante administrative du Pôle :
• Gérer le planning de réservation des salles
• Participer à l’organisation logistique du pôle (commande de fournitures, mobiliers, véhicules de service…)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Participer, le cas échéant, aux réunions, rédiger et diffuser les comptes rendus
• Assurer la gestion du courrier (arrivée, départ, et charte graphique) : trier, diffuser, enregistrer, gérer les délais, relancer, rédiger les courriers
• Rédiger et mettre en forme des correspondances courantes (courriers, notes, bordereaux)
• Alimenter les outils de pilotage RH, mettre à jour les données pour le suivi des effectifs en lien avec le Service Partenaire Ressources
• Assurer le suivi des plannings (OCTIME)
• Gérer les demandes informatiques, téléphoniques...

Apporter un appui technique dans le suivi des projets et des activités du pôle :
• Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités
• Renseigner et suivre les tableaux de bord du pôle