Assistant des assemblées

Sous la responsabilité du chef de service, l’assistant( e) des assemblées aura pour missions principales :
L’assistant(e) des assemblées assure l’appui technique et administratif au bon déroulement des travaux de la Commission Permanente et de l’Assemblée Plénière ainsi que des commissions thématiques. Il/elle veille à la conformité, à la qualité, et à la bonne circulation des actes administratifs en lien avec l’outil AIRSdélib. Il/elle effectue toutes les missions nécessaires au bon déroulement de la direction

Traitement des dossiers de séance
• Mise en forme des projets de délibérations et de rapports à l’étape SA – Mise en forme sur l’application AIRSdélib.
• Vérification de la hiérarchie des normes juridiques dans les actes.
• Contrôle de l’existence de l’incidence financière dans les dossiers impliquant des montants.
• Harmonisation des visas, considérants, montants et détection des fautes d’orthographe.
• Vérification de la présence obligatoire du contrat d’engagement républicain pour les dossiers impliquant une association.
• Réaffectation des dossiers à la demande de la hiérarchie ou des instructeurs.
• Détection d’éventuels conflits d’intérêts d’un élu ou du Président de la collectivité.
Préparation et organisation des séances
• Création de la séance dans AIRSdélib (Commission Permanente / Assemblée Plénière).
• Avancement des dossiers de séance en coordination avec les services instructeurs.
• Envoi des convocations et gestion logistique de la séance (de la préparation jusqu’au jour J).
• Contact avec les élus pour les questions liées à la séance.
Suivi et post-traitement des séances
• Saisie des résultats de vote après les séances (CP / AP).
• Modification des pages de garde des délibérations en cas de déport.
• Télétransmission des délibérations en préfecture via AIRSdélib.
• Publication des actes sur le site internet du Conseil régional.