ASSISTANT DGA

Sous l'autorité du DGA Aménagement urbain, services techniques et développement économique, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la DGA. Vous apportez une aide permanente à ceux-ci en termes d'organisation, de suivi administratif, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Vous assistez le DGA ainsi que les directeurs des services Urbanisme et Développement économique.

Accueil téléphonique et physique :
• Assurer l’accueil physique des personnes en rendez-vous (usagers, partenaires, agents …)
• Répondre aux appels téléphoniques, en assurer le filtrage et prendre des messages (interne, externe, usagers…)
• Assurer le traitement de certains mails (réception, recherche d’information, rédaction de projets de réponse)
Organisation des réunions et suivi de l’agenda :
• Organiser et tenir l’agenda en fonction des contraintes et priorités
• Organiser les diverses réunions (internes, externes), les réservations de salles
• Assurer le suivi des congés du DGA et des directeurs qui lui sont rattachés
• Assurer l’organisation des déplacements professionnels et formations
• Participer à certaines réunions de projet et en rédiger le compte-rendu
Suivi des dossiers et projets :
• Mettre en place et suivre des recueils d’actes administratifs
• Rédiger des courriers et divers documents
• Assurer le suivi des affaires en cours ou les dossiers particuliers ainsi que leur classement
• Préparer les dossiers et supports pour les réunions (recherche, information, rédaction, mise en page …)
• Recueillir les parapheurs et assurer le suivi des actes administratifs
• Assurer des tâches liées à la gestion financière (saisie de bons de commande, demande de devis …)