Missions principales :

- Établir une relation de confiance avec l’élu et les cadres du Cabinet

- Gestion de l’agenda du Maire
• Organisation et optimisation des rendez-vous, réunions et déplacements.
• Prise de rendez-vous avec anticipation des priorités
• Suivi rigoureux des modifications et imprévus
• Relances régulières et rappels des échéances importantes

- Secrétariat et suivi administratif
• Accueil téléphonique et physique : filtrage des appels, transmission des messages téléphoniques et gestion des visiteurs
• Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et aux rendez-vous
• Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique au sein du Cabinet :
• Rédaction et mise en page des courriers à la demande du Maire
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Missions externes :

• Participation ponctuelle à des missions transversales avec le secrétariat et le protocole si besoin
• Collaboration avec les autres assistantes (assistantes des élus, assistantes de Cabinet) pour fluidifier les échanges internes.
• Relations avec des organismes extérieurs (Préfecture, Département, Région, Collectivités, autres, …)

Compétences requises :

• Compétences organisationnelles : gestion des priorités, rigueur et réactivité
• Maîtrise des outils bureautiques : Outlook Word, Excel
• Compétences relationnelles : sens de la diplomatie, du contact et de la confidentialité
• Capacité d’anticipation : être proactive pour optimiser les plannings
• Autonomie et polyvalence : capacité à travailler en toute autonomie tout en rendant compte
• Règles de l’expression orale et écrite

Qualités :

o Disponibilité
o Discrétion, Confidentialité
o Gestion de l’imprévu
o Bon relationnel
o Travail en équipe
o Rigueur

Contraintes et conditions d’exercice :
• Disponibilité pour assurer le bon déroulement des évènements
• Capacité à gérer les urgences et à s’adapter à des imprévus fréquents
• Travail d’équipe fréquent
• Travail prolongé sur écran

Conditions de travail :
- Recrutement selon conditions statutaires pour les fonctionnaires (mutation, détachement ou inscription sur liste d’aptitude) ou ouvert en CDD de droit public d’un an, pour débuter, pour les personnes qui ne sont pas fonctionnaires
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire
- Prime annuelle,
- Participation employeur pour le contrat de santé labellisé et le contrat de groupe de prévoyance,
- Comité des Œuvres Sociales Interne,
- Activités sportives à destination des agents

Non renseignées