Assistant du pôle de direction de la DEIAT (h/f)

Assurer le secrétariat du pôle de direction (directrice et directeurs adjoint.es, chargé.es de mission, pôle système d'information et études, pôle communication) et des encadrants du SAG afin de faciliter et optimiser la gestion administrative de leur activité, et garantir la bonne circulation des informations au sein de la Direction.
En binôme avec la seconde secrétaire-assistante de direction de manière à garantir la continuité de service du secrétariat de direction, organiser, gérer et coordonner les activités d'assistance et de secrétariat administratif en complémentarité avec le réseau des secrétariats de services et de bureaux.

Gérer les agendas, préparer et organiser, ou contribuer à organiser la logistique des différents événements professionnels du pôle de direction (fonds de dossiers, ordres du jour, réunions, déplacements, séminaires, conférences téléphoniques, accueil physique des rendez-vous...) et assurer l'archivage et éventuellement la diffusion des comptes-rendus ;
Assurer le suivi et la diffusion des flux de communication et d'information entrants et sortants de la Direction : réception, tri et aiguillage des courriers, notes et courriels externes et internes au sein des équipes, suivi des éventuelles demandes de réponses, gestion des appels téléphoniques et prise des messages, gestion des parapheurs ;
Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, notes, compte rendus...), rassembler et mettre en forme des documents ou éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...) communs à l'ensemble des services de la Direction, notamment ceux concernant la programmation des rapports présentés à l'assemblée délibérante, contribuer à l'archivage physique et numérique ;
Garantir l'accueil des nouveaux arrivants du Pôle de direction dans de bonnes conditions, en lien avec le service des affaires générales et effectuer les demandes logistiques, informatiques, matérielles du quotidien ;
Gérer pour la direction certains droits et habilitations des applications transversales et autres bases de données, et en garantir la mise à jour régulière (icourrier, Chronos, WebDélib, business object, géoportail, eacteurs, répertoire partenaires, etc.) ;
Assurer la coordination de son activité avec celle des divers secrétariats de la collectivité en lien avec le binôme du secrétariat de direction (notamment secrétariat de la Direction générale, du service des assemblées, des services de la DEIAT, des autres directions du Département) et tenir à jour le répertoire des contacts extérieurs de la DEIAT ;