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RILLIEUX-LA-PAPE
Assistant du service Gestion des Espaces Publics
165 RUE AMPERE, Rillieux-la-Pape (Rhône (69))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
Au sein de la DGA Cadre de vie et de la direction de l’aménagement et des Espaces Publics, vous faites partie du service Gestion des Espaces Publics Vous participez aux missions d’organisation, de gestion, d'accueil, de classement et suivi de dossiers administratifs. Le service, composé d’un responsable et de 5 agents, possède un large champ d’intervention un lien avec les espaces publics (mobilité, éclairage public, propreté, aires de jeux, marchés forains)… Vous apportez un soutien au responsable et aux différents agents du service en matière également de gestion administrative, de communication, d’utilisation des outils informatiques et logiciels métier.
Votre mission
Missions :
Organisation de la vie professionnelle du service des espaces publics
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous pour les différents agents
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements
- Réalisation des tickets E-ATAL sur demande des agents du service
- Réalisation des bons de commandes et de la facturation
- Suivi de la signature des différents documents d’exécution des marchés publics
Réponse aux courriers et demandes habitants :
- Réception, archivage, transmission des courriers entrée et sortie,
- Réception, suivi et traitement des requêtes des habitants (réponses aux courriers, courriels, appels téléphoniques)
- Suivi des demandes via des tableaux de bord et logiciels de demandes d’intervention afin de garantir une réponse dans les meilleurs délais.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Rédaction et mise en forme de tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Mettre en forme et renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le responsable de service ou les agents du service
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Utilisation des outils métier (GRC, SIG, EATAL…):
- Editer des statistiques et s’assurer des délais de réponses
- Réattribuer les demandes
Travail en collaboration et transversalité avec les autres assistantes de la direction de l’Aménagement et de l’Espace Public afin de facilité le fonctionnement de la Direction, notamment le support administratif pour les chargés de mission de la direction.
Ponctuellement et de manière exceptionnelle, l’agent pourra assurer un relai administratif et toute mission qu'il/elle pourrait se voir confié, à toutes fins utiles, par le chef de service de gestion du domaine public ou par la Directrice.
Lieu de travail : DGA Cadre de Vie.
Organisation de la vie professionnelle du service des espaces publics
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous pour les différents agents
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements
- Réalisation des tickets E-ATAL sur demande des agents du service
- Réalisation des bons de commandes et de la facturation
- Suivi de la signature des différents documents d’exécution des marchés publics
Réponse aux courriers et demandes habitants :
- Réception, archivage, transmission des courriers entrée et sortie,
- Réception, suivi et traitement des requêtes des habitants (réponses aux courriers, courriels, appels téléphoniques)
- Suivi des demandes via des tableaux de bord et logiciels de demandes d’intervention afin de garantir une réponse dans les meilleurs délais.
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Rédaction et mise en forme de tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Mettre en forme et renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le responsable de service ou les agents du service
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Utilisation des outils métier (GRC, SIG, EATAL…):
- Editer des statistiques et s’assurer des délais de réponses
- Réattribuer les demandes
Travail en collaboration et transversalité avec les autres assistantes de la direction de l’Aménagement et de l’Espace Public afin de facilité le fonctionnement de la Direction, notamment le support administratif pour les chargés de mission de la direction.
Ponctuellement et de manière exceptionnelle, l’agent pourra assurer un relai administratif et toute mission qu'il/elle pourrait se voir confié, à toutes fins utiles, par le chef de service de gestion du domaine public ou par la Directrice.
Lieu de travail : DGA Cadre de Vie.
Profil recherché
Profil :
Niveau bac ou équivalent
Qualités :
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Discrétion et confidentialité
- Sens du détail et rigueur
- Curiosité
Compétences souhaitées :
- Techniques de secrétariat (maîtrise de word, excel, power point, prise de notes, règles d'orthographe, syntaxe et grammaire, etc.)
- Connaissance de l’organisation des collectivités
- Très bonne aptitude rédactionnelle
- Connaissance des outils métiers
Niveau bac ou équivalent
Qualités :
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Discrétion et confidentialité
- Sens du détail et rigueur
- Curiosité
Compétences souhaitées :
- Techniques de secrétariat (maîtrise de word, excel, power point, prise de notes, règles d'orthographe, syntaxe et grammaire, etc.)
- Connaissance de l’organisation des collectivités
- Très bonne aptitude rédactionnelle
- Connaissance des outils métiers
Autres informations
Non renseignées